보존문서 기록장부


요약
보관기간이 끝난 문서를 관리하기 위해 기록하는 서식.

서식 구성항목
보존소 보존분서 부여기호, 연도, 보존기간, 보관철(분류기호, 주제목 또는 부제목, 전장수), 인계처, 보관처 서고 NO, 폐기 년월일, 비고

내용
회사 내에서 또는 대외적으로 업무에 필요하여 작성한 서류를 문서라고 한다. 이러한 문서는 다시 필요할수도 있기 때문에 회사 내에 보유하고 있어야하는데, 어떤 문서들이 보존되고 있는지 현황을 파악하기 위해 작성하는 서식을 보존문서 기록장부라고 한다.
이를 통해 오랫동안 보관하였지만 사용되지 않은 문서의 파기여부도 결정할 수 있다. 회사 내 문서관리부에서 사용하는 서식이다.

작성팁
- 보존문서가 어디에 보관되어있는지 파악하기 쉽게 분류기호 및 부여기호 등을 반드시 기재한다.
- 문서가 언제 폐기되는지 확인하고 정해져 있다면 년월일을 작성한다.
- 문서를 영구보존 할 경우 비고란에 기재할 수도 있다.
- 보존문서기록대장은 문서보관부에서 작성하여 관리하여야 한다.

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