대외비 문서관리대장


요약
특별히 보호를 요하는 문서를 관리하기 위한 서식.

서식 구성항목
관리번호, 수발(년월일, 발행처, 수신처), 문서번호, 형태, 건명, 사본번호, 보호기간, 처리담당, 보관장소, 재분류(년월일, 근거)

내용
대외비 문서는 회사에서 직무를 수행하는데 매우 중요한 문서로 철저한 보안와 보호를 요구하는 관리 대장이다. 대외비 문서관리대장은 이러한 대외비 문서의 보관에 문제유무를 파악하기 위해 작성하는 서식이다. 이를 통해 대외비 문서의 수발, 문서번호, 형태, 건명, 사본번호 등을 전체적으로 파악할 수 있다.
외부로 노출되어서는 안 되는 내용이 적힌 문서가 어디에 보관되어있는지 적힌 문서이므로 문서관리부에서 작성 및 담당한다.

작성팁
- 대외비 문서에 관한 정보를 빠짐없이 기록하도록 한다.
-문서의 보호기간이 지난 후 파기하게 되는 경우도 있으므로 보호기간을 정확하게 작성하도록 한다.
- 재분류 시, 보관장소가 변경된 경우 이를 반드시 기재하여야한다.
- 문서와 관련된 자료가 있다면 함께 보관하며 이를 기재하여야 한다.
- 문서관리부 내 담당자가 작성하도록 한다.

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