보존문서기록부


요약
보유 문서를 보관하는 기간이 끝난 경우 보존문서를 관리하기 위한 문서.

서식 구성항목
일련번호, 일자, 업무구분, 서류명, 보존연한, 권수, 담당자 확인, 비고

내용
회사 내에서 또는 대외적으로 업무에 필요한 내용을 작성하는 서류를 문서라고 한다. 작성된 문서는 보존 기간에 따라 관리가 필요한데 문서를 보관, 보존하기 위해 어떤 문서들이 보존되고 있는지 현황을 파악하여 작성하는 서식을 보존문서 기록부라고 한다.
보존문서는 보관 연도에 따라 부서별로 관리되며, 회사 문서상 영구적으로 보관해야 하는 문서는 영구 보존문서로 관리하고 오랜 보관 기간에 비해 사용되지 않는 문서는 파기할 수도 있다. 회사 내 문서 관리부에서 사용하는 서식으로 연말마다 관리하여 기록한다.

작성팁
- 보존문서에 대한 업무를 구분하여 서류 명을 기록하고 정확한 보존 연도 수를 기록한다.
- 보존문서가 어디에 보관되어있는지 파악하기 쉽게 분류기호 및 부여 기호 등을 반드시 기재한다.
- 문서를 영구 보존할 경우 비고란에 기재할 수도 있다.
- 보존하는 문서의 권수를 기록하고 서류에 따른 기타 사항이 있는 경우 비고란에 기입하도록 한다.
- 문서관리 책임자의 확인을 통해 서명을 하도록 한다.

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