해외출장비 정산서


요약
해외출장에서 발생한 경비 내역을 작성하여 정산하는 문서.

서식 구성항목
출장자(직위, 부서, 성명, 담당업무), 출장지(국가명, 출장지역), 출장목적, 출장기간, 전도금(지급일자, 금액), 항목, 적요(사용내역), 화폐단위, 출장국가 화폐금액, 환율, 원화금액, 출장자 서명

내용
해외출장시 업무와 관련하여 발생하는 경비 지출 내역을 기록하여 회사에 복귀 후 해외출장비용을 정산하고자 작성하는 문서를 해외출장비 정산서라고 한다.
해외출장의 경우 법적 지출증빙자료는 수취하는 것은 어렵기 때문에 해외출장 사실을 증명 가능한 해외 출장지 영수증을 반드시 지참하여 첨부할 수 있도록 한다. 해외출장경비에 사용하는 지출 항목으로는 항공요금, 숙박요금, 식비, 비자 발급 수수료, 국내여행사 대행수수료 등이 있으며 지출에 따른 카드 전표나 현지 영수증 등 증빙자료를 수취하여 함께 제출하도록 한다.
또한 해외출장의 경우 화폐단위가 다르기 때문에 환율조회를 통해 정확한 금액을 정산하는 것이 중요하다. 해외출장비는 업무와 관련 있는 지출일 경우에만 인정하며 증빙자료가 있다고 해도 회사 업무와 연관이 없는 경우 지출 내역 정산이 이루어지지 않는다.

작성팁
- 해외출장 업무를 수행하는 출장자의 직위와 부서명 성명, 담당업무 등 기본 정보를 파악할 수 있도록 분명하게 작성한다.
- 해외출장의 국가와 출장 지역을 기록하고 출장 목적에 따른 업무 내용을 명확하게 작성한다.
- 전도금에 따른 지급일자와 지급금액을 정확하게 작성한다.
- 해외 출장지에서 지출한 내역을 출장 국가 화폐단위로 기록하고 합계 금액을 작성한다.

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