효율적인 예산관리가 일정을 단축시킨다
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예산을 결정할 때는 최소의 금액으로 최대의 성과를 낼 수 있도록 해야 하는데 업무규모가 크고 장기 프로젝트인 경우 예산을 결정하기가 쉽지 않다. 이번에는 최적의 예산을 수립하고 관리하는 노하우에 대해 살펴보기로 하자.

실제로 수행해본 경험이 없는 업무에 대한 예산을 결정하려면 어떻게 해야 할까? 이때는 예산을 최대한 구체적인 항목으로 세분하고 타당한 수준에서 예산계획을 세우는 것이 중요한데, 우선 예산을 제대로 수립하지 않을 경우 실무에서 어떤 문제가 발생하는지 살펴보자.

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∙ 일을 진행하는 중에 예산부족에 부딪치는 경우
대강맨 1 : “소책자 200권을 인쇄하는 데 6개월 전에 100만원이 들어서 지금은 조금 올랐으려니 하고 120만원으로 예산을 신청했죠. 그런데 인건비가 오르고 종이값이 갑자기 올랐다고 140만원을 부르는 겁니다. 나중에 초과예산을 신청하느라 진땀 뺐습니다. 인쇄소에 전화 한 통만 했으면 되는 것이었는데….”

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∙ 예산항목을 구체적으로 결정하지 않아 집행이 어려운 경우
대강맨 2 : “크리스마스 판촉행사 준비할 때 일입니다. 디스플레이 인건비만 구체적으로 300만원 책정해 놓고, 나머지는 잡비항목으로 200만원을 신청했죠. 그런데 잡비항목에 포함되는 것이 얼마나 많습니까? 해서 처음부터 무조건 아껴 썼더니 정작 화려해야 할 크리스마스 트리가 얼마나 초라한지, 행사 때 제가 얼굴을 들 수 없을 정도로 부끄러웠어요.”

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∙ 예산을 과다 신청하여 승인이 어려운 경우
대강맨 3 : “전 500만원이면 될 예산을 700만원 정도로 신청했죠. 그랬더니 관리팀에서 예산이 과다하게 신청되었다며 300만원으로 삭감해버리는 거예요. 결국 다시 예산안을 작성하고 설득하느라 시간낭비 많이 했습니다.”

예산을 효율적으로 관리하는 노하우
예산안을 작성하는 것도 중요하지만 제대로 관리하는 것이 더욱 중요하다. 예산안 대로 집행하는 것이 가장 효율적인 방법인데, 그렇지 못한 경우가 더 많다. 왜냐하면 예산을 수립할 때와 집행할 때는 시간적 차이가 발생하고, 이로 인해 물가상승, 집행방식의 변동 등과 같은 변수가 생겨 예산을 초과하게 되는 경우가 생기기 때문이다.

따라서 승인을 받은 예산안이라 하더라도 절감할 수 있는 방법이 있는지 다시 한 번 살펴보고, 예산을 집행할 때는 지불부터 하지 않도록 한다. 아울러 예산항목 가운데 ‘줄일 부분’ ‘아낄 부분’ ‘집행시기를 늦출 부분’을 생각하면서 효과적으로 사용해야 할 것이다.

<포인트 체크>

1. 예산은 최소의 금액으로 최대의 성과를 낼 수 있도록 하고,
가능한 한 구체적인 항목으로 세분하고 타당한 수준에서 결정해야 한다.

2. 예산을 수립할 때는 WBS의 세부항목에서 외주업체가 하는 일,
물품구입이 필요한 업무를 예산항목으로 결정하고 예산금액은 근거자료를 바탕으로 책정한다.

3. 금액을 책정할 때 근거자료로는 외주업체의 제안서,
인터넷 등의 시중가격, 선 집행의 경우 영수증 등이 있다.

4. 효율적인 예산관리는 기본적으로 예산안대로 집행하는 것이다.
예산이 부족할 경우에는 Critical Path상의 예산을 먼저 주의깊게 배분하고,
절감방법을 검토하고 예산집행 시기를 고려하여 사용한다.