예를 들어 (주)모두다유통의 오삼희 팀장이 부하직원인 이일로 대리에게 CRM시스템 개발업무를 맡겼다고 가정해보자. 이때 이 대리가 CRM시스템 개발업무의 범위를 정하려면 먼저 팀장의 의도부터 파악해야 한다. 스스로 생각해서 범위를 정할 수도 있겠지만 팀장이 계획하고 생각하는 방향을 파악하여 범위를 정한다면 보다 정확하게 할 수 있다.
그럼 팀장의 의도는 어떻게 파악해야 할까? 직접 물어보는 것이 가장 쉽고 정확한 방법인데, 팀장에게 질문을 할 때는 업무범위를 설정하는 데 필요한 사항을 염두에 두고 질문을 해야 한다. 즉, 업무를 지시하게 된 배경, 요구사항, 그리고 완료예정일과 예산, 그밖에 고려해야 할 사항 등을 정리해서 물어보면 된다.
팀장의 의도를 알았다면 다른 팀들의 의견도 들어보는 것이 좋다. CRM시스템은 마케팅팀만 활용하는 것이 아니기 때문이다. 여러 팀의 의견을 수렴하면 미처 생각하지 못한 다양한 부분을 고려하게 되어 더 좋은 계획을 세울 수 있다.
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