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회의 잘하는 방법 (회의록) 일정관리형

[요약] 프로젝트 진행 시 일정 공유가 되지 않아 계획에 차질이 생기는 경우, 회의록 안에 일정관리를 추가함으로써 효율적으로 관리가 가능한 방법이다.

 

■ 일정관리형

문제점 : 프로젝트 진행 시 일정 공유가 되지 않아 계획에 차질이 생기는 경우

해결점 : 회의록 안에 일정관리를 추가함으로써 효율적으로 관리 가능

 

■ 일정관리형 작성스킬

 



[
그림3-3_1 일정관리형]

 

 

  BASIC 4 COURSE

회의록을 작성할 때 가장 기초가 되는 요소로 4W를 기억하시면 된다. 언제(when), 어디서(where) 누가(who), 무엇을(what) 4가지를 기초로 반드시 기록해야 한다. 이는 회의를 왜 진행하게 되었는지 알 수 있는 기초적인 정보이다.

    언제(when)

회의 일자와 회의 시간을 작성할 때에는 정확하게 작성하도록 한다. ‘연월일모두 작성하도록 하며, 시간은 오전, 오후로 구분하도록 한다. 오후 시간대에 회의를 진행했을 때에는 13:00~ 형식으로 기재한다.

ex) 회의 일자 : 20151113, 회의시간 : 14:00 ~ 15:00

 

    어디서(where)

회의를 어디에서 진행하였는지 명확하게 작성하도록 한다.

ex) 컨벤션 홀 세미나 D     

사내 회의실

 

    누가(who)

누가 회의를 주최하였는지, 누가 참석하였는지, 진행자는 누구인지 작성한다. 이때, 부서명, 이름, 직급순으로 작성하는 것이 좋다.

ex) 개발팀 홍길동 대리

 

    무엇을(what)

3자가 보았을 때, 쉽게 파악할 수 있도록 회의주제 및 안건을 핵심적인 내용만 전달하도록 한다.

Ex) 인력채용시기에 관한 일정조율 회의

 

 

 일정관리

프로젝트를 진행함에 있어 부서별 일정관리는 아주 중요한 부분이다. 일정 관련 회의를 진행할 때, 부서별로 나누어 현재 진행되고 있는 프로젝트 상황 또는 추후 일정 사항을 표시하여 일정 조율할 수 있도록 한다.

 

 

 

 

[그림3-3_2 일정관리 스케쥴]

 

 

③ 회의내용

회의록을 작성할 때에는 큰 타이틀로 나누어서 세부내용을 작성한다.

회의 개요, 세부내용, 결론으로 구분 지어 한눈에 알아볼 수 있도록 작성하며, 전체적으로 어조를 통일하게 작성하여 통일감을 줄 수 있도록 한다. 세부내용을 작성할 때에도 회의 참석자가 아닌 다른 3자가 보아도 쉽게 파악할 수 있도록 작성하고 업무 기한 등을 작성할 때에는 월/일 만 작성하면 된다.

ex) ○○기업 미팅 12/02까지

 

 

 

 

 

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