[요약] 회의를 진행하였음에도 불구하고 뚜렷한 목표가 없어 방향 잡기 어려운 경우, 큰 주제를 설정하여 필요성, 문제점, 의견, 실행 4단계 과정을 통해 목표 선정하는 방법이다.

■ 목표도출형

•    문제점 : 회의를 진행하였음에도 불구하고 뚜렷한 목표가 없어 방향 잡기 어려운 경우

•    해결점 : 큰 주제를 설정하여 필요성, 문제점, 의견, 실행 4단계 과정을 통해 목표 선정

■ 목표도출형 작성스킬

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[그림3-2 목표도출형 회의록]

①  BASIC 4 COURSE

회의록을 작성할 때 가장 기초가 되는 요소로 4W를 기억하시면 됩니다. 언제(when), 어디서(where) 누가(who), 무엇을(what) 4가지를 기초로 반드시 기록해야 한다. 이는 회의를 왜 진행하게 되었는지 알 수 있는 기초적인 정보이다.

•    언제(when)

회의일자와 회의시간을 작성할 때에는 정확하게 작성하도록 한다. ‘연월일’ 모두 작성하도록 하며, 시간은 오전, 오후로 구분하도록 한다. 오후 시간대에 회의를 진행했을 때에는 13:00~ 형식으로 기재한다.

ex) 회의일자 : 2015년 11월 13일, 회의시간 : 14:00 ~ 15:00

•    어디서(where)

회의를 어디에서 진행하였는지 명확하게 작성하도록 한다.

ex) 컨벤션 홀 세미나 D실 ,사내 회의실

•    누가(who)

누가 회의를 주최하였는지, 누가 참석하였는지, 진행자는 누구인지 작성한다. 이때, 부서명, 이름, 직급순으로 작성하는 것이 좋다.

ex) 개발팀 홍길동 대리

•    무엇을(what)

제 3자가 보았을 때, 쉽게 파악할 수 있도록 회의 주제 및 안건을 핵심적인 내용만 전달하도록 한다.

ex) 인력채용시기에 관한 일정 조율 회의

②  목표도출

A주 제

회의주제에 핵심적인 단어를 주제로 선정하여 가운데 원형에 작성한다.

B Need_필요성

주제를 목표로 두고 그에 대한 아이디어 및 방안이 필요한 이유가 무엇인지 경우의 수를 두고 작성하도록 한다.

C Problem_문제점

주제에 대해 현 상황에서 가지고 있는 여러 가지 문제점에 대해 작성한다.

D Opinion_의견

주제와 문제점을 중점으로 두고, 그에 대한 의견, 해결방안 등을 작성한다.

E Do_실행

의견과 문제점을 토대로 바로 실행할 실행방안을 작성하도록 한다.

③  회의내용

회의록을 작성할 때에는 큰 타이틀로 나누어서 세부내용을 작성한다.

회의개요, 세부내용, 결론으로 구분 지어 한눈에 알아볼 수 있도록 작성하며, 전체적으로 어조를 통일하게 작성하여 통일감을 줄 수 있도록 한다. 세부내용을 작성할 때에도 회의 참석자가 아닌 다른 3자가 보아도 쉽게 파악할 수 있도록 작성하고 업무 기한 등을 작성할 때에는 월/일 만 작성하면 된다.

ex) ○○기업 미팅 12/02까지

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