출장이란 업무상의 목적으로 임시로 다른 지역으로 떠나는 것을 말합니다. 출장 전에 미리 출장신청을 하여야 출장경비 등을 받을 수 있는데요. 회사마다 경비의 지급 방식은 다르지만, 출장을 신청하는 서류는 먼저 내는 것은 동일합니다.

출장에는 출장을 신청하기 위한 목적으로 작성된 문서인 출장 신청서와 출장 후 보고를 위한 출장보고서, 출장경비를 받기 위한 출장비 정산 내역서가 필수 문서입니다.

다이어리를 활용해 출장을 가기까지 일정 잡는 방법에 대해 알아보겠습니다.

<일정 결정 시 다이어리 활용> 

가장 먼저 일정을 결정해야 합니다. 출장의 목적이 분명할 때는 특별한 사건이 없는 한 일정은 고정적입니다. 예를 들어 거래처와의 미팅이면 거래처와의 약속을 잡은 후 일정이 결정되기 때문입니다. 이때는 다이어리의 위클리 플래너보다는 먼슬리 플래너 부분을 활용하는 것은 모두 다 알고 계실 겁니다. 

 이 부분을 이용하면 출장 일정을 한눈에 파악하기 쉽습니다. 변동 사항이 없는 주요 일정을 미리 기입해 놓으면 출장 일정관리에 수월합니다.

 출장에 목적에 따라 스케줄을 잡는 방법이 다르지만 단기간의 출장이라면 먼슬리 플래너를 이용하여 일정을 조절하면 되는데요. 출장지로 가기 위한 교통 예약은 언제 해야 하는지 날짜를 체크해 놓고 출장을 가기 전 자료를 준비하며 일정을 맞춥니다. 

이전 매거진에서도 다뤘듯이 일정은 월요일 오전과 금요일 저녁은 피하는 것이 좋습니다. 한 주가 시작되는 월요일 오전과 주말을 앞둔 금요일 저녁에는 미팅 약속을 잡지 않는 것이 고객 혹은 거래처에게 좋은 인상을 남길 수 있습니다. 

<출장비용 정산 시 다이어리 활용>

출장은 국내 출장은 가까운 곳과 먼 곳으로 행선지를 나눌 수 있습니다. 회사 내 회사 차량이 구비되어 있다면 차량 이용 신청서를 제출 후 이용하면 되지만, 먼 곳으로 출장을 갈 때에는 교통기관의 표를 미리 구매하는 것이 바람직합니다. 

유류비와 교통비, 식비, 숙박비에 사용된 영수증은 꼭 챙기고, 위클리 플래너에 사용한 내역을 기입하여 출장한 날 사용한 금액을 한눈에 볼 수 있게 적습니다.

출장을 다녀온 후 비용 정산서와 출장 보고서를 작성해 제출하는 날짜를 기입해 기안일에 늦지 않도록 다이어리를 통해 체크하세요!