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매거진 공문서 A to Z

 

 

 

 

 


회사에서 사용하는 공식적인 문서.

행정기관 내부 또는 상호간이나 대외적으로 공무상 작성 또는 시행되는 문서 및 행정기관이 접수한 모든 문서

 

1.공문서는 사문서에 대응되는 말로 공문서 중에서 특히 공증인이나 법원사무관 등이 공증문구를 붙여서 작성한 것이 ‘공정증서’입니다. 공증인이 사문서를 인증한 경우와 같이 사문서와 공문서가 병존하고 있는 경우도 있습니다.

2.공문서란 행정기관 내부 또는 상호간이나 대외적으로 공무상 작성 또는 시행되는 문서 및 행정기관이 접수한 모든 문서를 의미합니다

.

 

 

 

 

 

 

 

 


 

공문서의 성립 시기는 다른 법령에 특별한 규정이 없는 한 당해 문서의 결재 후 성립이 되고, 수신자에게 도달됨으로써 효력이 발생합니다. 단, 공고문서의 경우 다른 법령 및 공고 문서에 특별한 규정이 없는 한 그 고시 또는 공고가 있은 후 5일이 경과한 날부터 효력 발생됩니다.

 

 

육하원칙에 의거한 내용 작성과 문장부호에 신경 쓴다. 

읽기 쉽고 알기 쉽게 표현하며, 가급적 전문용어, 어려운 한자, 은어, 비속어 등은 피한다. 

 꼭 필요한 내용만 간략히 쓰고, 문장을 서술 나열하기보다 항목을 구분하여 쓰도록 한다.

용지와 서식을 통일하여 쓰고, 소속 기관에서 자주 쓰이는 문장을 익혀 둔다. 

 

 

 


 

 

 

가. 헌법, 법률, 대통령령, 총리령, 부령, 조례 및 규칙 등에 관한 문서.

나. 조문형식(법률 작성시 사용되는 조항을 담은 형식)으로 작성. 누년 일련번호

다. 공고 후 20일이 경과한 날부터 효력발생 

 

 

행정기관이 일정한 사항을 일반에게 고시, 공고하기로 작성한 문서.

가. 고시: 법령 규정에 따라 일정 사항을 일반에게 알리는 문서.

나. 공고: 일정사항을 일반에게 알리는 문서.

 

 

가. 회보: 행정 기관장이 소속 공무원 또는 하급 기관에 업무 연락. 홍보 등 일정 사항을 알리기 위해 작성하는 문서. 

나. 보고서: 특정 사안에 대한 현황, 연구검토 결과를 보고 또는 건의할 때 작성하는 기안문 형식의 문서.

 

 

일정 사항을 하급기관이나 소속공무원에게 지시하는 문서.

 

가. 훈령: 상급기관이 하급기관에 대하여 지시하는 명령. 조문형식 or 시행문 형식.

나. 지시: 상급기관이 직권 또는 하급기관의 문의에 의하여 개별적, 구체적 지시를 시행문 형식으로 작성한 문서. 연도별 일련번호

다. 예규: 행정 사무의 처리 기준을 정하기 위해 조문형식 또는 시행문 형식으로 작성한 문서. 누년일련번호

라. 일일명령: 일일업무에 관한 명령으로 시행문 형식 또는 회보형식으로 작성한 문서. 연도별일련번호

 

일정한 사항을 기록하여 비치하면서 업무에 활용하는 비치대장, 비치카드 등의 문서.


 

   

 

 

  

 공문서가 되기 위해서는 몇 가지 조건이 필요합니다.

 

ㆍ공무원이 작성한 것이어야 한다.

ㆍ공문서는 정당한 권한이 있는 자가 작성한 것이어야 한다.

ㆍ최종 결재권자의 결재가 있어야 한다.

ㆍ공문서는 직무 범위내에서 공무상 작성한 것이어야 한다.

 

공공기관 표준문서 송달할 경우 전문가가 작성한 예제가 포함된 표준샘플로 작성이 쉬워집니다. 또한 상황에 맞는 목차 구성과 항목별 작성예제로 정확한 문서 작성이 가능합니다

<표준 공문 (작성방법 포함)>  

 

 

 

 표준 협조요청 공문

(작성방법 포함)

 

표준 가격인상 공문

(작성방법 포함) 

 

표준 사과 공문

(작성방법 포함) 

 

표준 인사발령 공문

(작성방법포함) 

 

표준 팩스 공문

(작성방법 포함) 

 

표준 팩스 공문(영문)

(작성방법포함) 

 

표준 클레임 제기 공문

(작성방법 포함)

 

 표준 팩스 표지(영문)

(작성방법 포함)


 

 

 표준 팩스 표지

(작성방법 포함)

 

 행사협조공문

 

공문발송대장

 

공문접수대장 

 

 

 

 

 

 

 

공문서 분류표란 공문서 종류 중 비치문서에 해당되며, 일정한 사항을 기록하여 비치하면서 업무에 활용하는 비치대장, 비치카드 등의 문서를 사용합니다.

 

 

 

 

 

 

공문서 분류 및 보존 기간표 

 

공문서 분류 책정기준표  

 

 

 

 

 

 

발신

 

1. 대외 공문의 경우 내용의 중요도에 따라 다릅니다. 팩스로 발송보낼 때는 1부만 보내지기 때문에 중요도가 낮은 문서를 보내는데 유용하고, 중요한 대외 발송문서의 경우 직접 전달(퀵 배송 등)하거나 전자문서시스템으로 원본을 보냄을 원칙으로 합니다.

2.초안 작성 후 최고 결재권자의 확인 결재를 받고나서 대외로 발송할 시행문을 작성합니다. 외부발송 공문은 발송대장에 기입 후 모아두고 접수 담당부서에 송부합니다. 회사에 따라 직접 보내거나, 총무부에서 일괄적 발송 및 수발을 하는곳도 있으니 확인 후 처리합니다.


수신


1. 접수 담당부서에서 원본 또는 사본으로 최종 결재까지 완료된 후 서류철에 모아 보관합니다. 만일 전자문서라면 회사내 수신함을 통해 저장되고, 회사 방침에 따라 출력(미출력)을 합니다. 

2. 수신처가 여러 곳일 경우에는 최초 접수된 부서에서 접수를 완료한후 사본으로써 담당부서로 이관을 시킵니다. 

3. 대내/외 접수 공문의 경우에는 상급자 보고가 원칙입니다. 문서접수 대장에 문서명, 접수일자, 문서번호, 발송처 등을 기재 후 결재를 올리되, 문서의 종류,내용에 따라 결재라인이 달라집니다. 

 

 

 

 


 

 

  

 

 

 공문서발행관리

(기안지, 시행지포함) 

 

 공문서 발송대장 

데이터관리 프로그램

  

 

 

 공문 누적관리

 

 공문서발송대장

 

 

 


 

  

두문

1. 발신기관명-우편번호 및 주소, 전화번호, 팩스 번호

2. 분류기호 및 문서번호 

3. 시행일자-보존기간 

4. 수신란-경유, 수신, 참조

 

본문

1. 제목

2. 내용 

3. 첨부물 표시 

 

결문

1. 발신명의

2. 수신처란 

 

※ 수신처가 여러 곳인 경우 수신을 수신처 참조라 하시고 공문서 말미에 수신처를 가나다 순으로 기록하시면 됩니다.

 

 

 


 


가. 목적파악

작성하는 목적, 즉 작성이유, 기대효과 결재권자의 의도 및 지시내용, 그리고 접수문서의 내용 등을 정확히 파악

 

나. 정보수집과 선택

관계법령, 행정관례, 참고문헌 등을 찾아보고 작성목적에 따라 필요한 내용 선택

 

다. 초안

수집, 선택한 정보를 가지고 기안 목적에 맞게 초안을 제작

 

라. 본안

기안문의 중점 내용을 분명히 하여 문장을 구성하고, 상대방의 입장에서 이해하기 쉽게 표현하여 본안 작성

 

마. 확인

작성 후 반드시 검토하여 잘못된 부분이나 불필요한 부분 확인

 

 

 


 

 

 


문서24 서비스란?

 

- 일반 국민,기업, 단체에서 PC를 이용하여 인터넷으로 관공서에 공문서를 제출하거나 받을 수 있는 민‧관 전자문서유통 서비스  * 문서24 사이트 : open.gdoc.go.kr

- 모든 행정업무 분야에서 「문서24」 서비스를 전면 확대 실시

- 문서 24를 통해 이용할 수 있는 업무 5336건

- 문서 24를 이용 가능한 기관은 2540곳

 

1. 모든 행정 및 공공기관에 문서를 보낼 수 있나요?

- 기존 행정/공공기관에 종이문서를 제출하던 분야를 문서24를 이용하여 제출할 수 있습니다.

- 단, 정부전자문서유통이 되는 2,500여 개 기관으로 문서를 보낼 수 있으며, "첨부1. 문서24 이용 가능 기관"을 참고하시어 문서를 보내 주십시오.

※ 목록 중 교육청 산하의 어린이집/유치원 및 학교도 전자문서유통 가능기관에 포함됩니다.

※ 목록에 없는 기관으로는 문서를 보낼 수 없습니다.

2. 수신받는 기관에서 처리할 수 있는 문서(업무)는 어떻게 되나요?

- '민원사무'의 경우는 문서24 이용 가능 업무를 참고하시기 바랍니다.

- 서비스 가능여부는 각종 법률, 제도, 소관 행정기관 규정에 따라 차이가 있을 수 있습니다.

- 수수료가 있는 민원, 다른 법령에서 민원처리절차가 규정되어 있는 경우, 타 민원시스템에서 업무처리 가능 민원은 업무처리에 제한이 있을 수 있으니 문서를 보내시기 전 해당 기관에 사전에 확인하여 주시기 바랍니다.

 

 



 

  

  

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