● 지출결의서 작성시 유의사항

① 먼저 지출결의서의 작성요령을 숙지하여야 합니다.

지출결의서는 비용이 발생했을 시에 회사내부관리상 지출을 사전에 승인 요청한다는 서류입니다. 지출결의서와 전표가 혼용된 지출결의서를 사용하는 회사도 있을 수 있는데, 이 때에는 지출결의서 뒷면에 관련증빙을 첨부하게 됩니다. 지출결의서는 경리부서에서만 작성하는 것이 아니고 타부서 직원들도 작성할 수 있기 때문에 지출결의서의 작성요령을 숙지하고 있어야 하는 것입니다.

② 지출결의서는 분명하고 정확하게 작성해야합니다.

지출결의서 작성은 정확한 회계처리를 하기위한 기초 자료이며 경영진이 올바른 자금집행을 할 수 있도록 하기 위한 중요한 자료이므로 신중하게 작성해야 합니다. 즉, 지출결의서에는 왜 이런 물품을 구매하는지, 어느 부서에서 필요로 하는 물품인지, 대금이 지출되어야 하는 일자는 언제인지, 결재의 조건은 무엇인지, 손님 접대시엔 어느 거래처 손님인지 등의 사항을 결재하는 상사가 올바른 판단을 하기 위한 기초자료라는 것입니다.

③ 지출결의서를 증빙으로 인정하는 경우를 알아야 합니다.

사업자가 사업상 지출되는 경비에 대하여는 그 증빙을 반드시 수취·보관하고 있어야 하는 것이 원칙입니다. 그러므로 거래건당 5만원 이상의 경비를 지출할 경우에는 신용카드매출전표 및 세금계산서만이 그 정규 증빙으로 인정됩니다.

5만원 미만의 경비 지출 시에도 원칙적으로 간이영수증을 수령해야 합니다. 그러나 버스요금 등과 같이 대중교통을 이용하였을 시에는 영수증을 받기가 현실적으로 어렵습니다. 이러한 경우에는 사용자를 기재하고 해당 부서장이 확인한 지출결의서가 증빙으로 인정받을 수 있습니다.

물품대금을 선지급 하거나 업무상 가지급금을 지급하는 등의 금전 지출이 발생할 시에는 지출결의서로 증빙처리를 할 수 있습니다.

[관련서식]

지출결의서 
지출결의서-2