업무 효율을 높이기 위해서는 자신의 책상 및 주변 정리정돈을 잘해야 합니다. 특히 책상 위에 자질구레한 쓰레기나 불필요한 자료가 쌓여 있으면 지금 당장 처리해야 하는 업무에 집중하기 어렵습니다. 또한 업무에 필요한 서류나 물품을 찾는데 불필요한 시간을 들이게 되는데요.

매번 혼잡한 책상에서 업무를 보시는 직장인 분들을 위해 이번 매거진에서는 사무실 책상을 쉽게 정리하는 방법에 대해 알려드릴게요!



직장인의 심장, 컴퓨터의 폴더와 파일 정리 방법

 

종일 컴퓨터로 업무를 보는 직장인분들을 위해 파일정리 방법부터 알아볼까요? 컴퓨터 파일은 각자의 업무 방식에 따라 파일 정리 방법은 달리할 수 있겠지만, 대부분의 경우 프로젝트나 업무별로 폴더를 구분하고 파일을 정리하면 됩니다. 이때 기억할 점은 ‘큰 것에서 작은 것으로’라는 기본 사항입니다. 프로젝트나 주요 업무에 따른 세부 업무로 폴더를 구분하여 업무 파일을 넣어두어야 합니다.

이때 파일명은 파일 내용에 대한 대략적인 내용을 알 수 있도록 일정한 규칙을 정하는 것이 좋습니다. 회사에 따라 파일명 형식이 정해져 있는 회사도 있을텐데요. 그런 경우를 제외하고는 ‘날짜_업무명(세부사항)_작성자’ 또는 ‘업무명_세부사항_날짜’ 형식으로 적는 것이 보통입니다.

책상 위에는 자주 쓰는 비품만!

우선 책상정리를 하기 위해서는 책상 위의 공간을 낭비하고 있는 잡동사니와 쓰레기를 먼저 치워야 합니다. 지금 처리중인 일과 관련 없는 이미 처리된 각종 서류, 영수증 등을 버리도록 합니다 

지저분한 책상이라고해서 쓰레기만 가득한 것은 아니죠~ 그렇지만 꼭 필요한 물건이라도 책상에는 자주 사용하는 물품만을 올려 두어야 합니다. 주로 컴퓨터로 업무를 보는 직장인들에게 문구류를 많이 구비해둘 필요는 없습니다. 필기구의 경우, 꼭 필요한 몇 가지를 제외하고는 올려 두지 않도록 합니다.

 A4용지가 널브러진 책상은 NO! 서류 정리 방법

서류정리는 필요한 서류와 불필요한 서류를 파악하는 것부터 시작입니다. 그런 다음 서류의 폐기와 보관 기준을 정하여 정리하도록 합니다. 서류의 경우 가장 최근 서류를 배치하는 것이 좋습니다. 아무래도 최근에 가까운 업무 자료일수록 상대적으로 업무 자료를 찾을 일이 잦기 때문입니다.

서류를 정리할 때에는 3단 파일꽂이를 활용하여 서류를 크게 ‘진행 중’, ‘처리 완료’, ‘임시보관’ 카테고리로 나누어 정리하여 보관하면 필요한 파일을 찾는데 용이합니다.

 ‘진 행중’ 파일꽂이에는 진행 중인 업무에 필요한 서류와 각종 자료를 보관합니다. ‘처리 완료’ 파일꽂이에는 처리했지만, 유사한 업무나 관련 업무로 인해 자주 참고해야 하는 서류와 자료를 보관하면 되는데요. 이때 보존 서류는 파일철하여 서랍의 가장 아랫간에 세로로 수납하는 것이 좋습니다. 마지막으로 ‘임시보관’ 파일꽂이에는 당장은 필요로 하지 않지만, 차후에 필요할 수 있는 서류 및 자료를 보관하면 됩니다. 임시보관 서류의 경우, 불필요하게 장기간 보관하지 않고, 일정 기한이 지나면 버리도록 합니다.

 버리는 것이 정리의 시작! 

정리정돈을 잘 하지 못하는 사람들의 유형은 크게 ‘버리지 못하는 사람’과 ‘제자리에 두지 않는 사람’ 유형으로 나눌 수 있는데요. 그 중에서도 두 가지 유형이 섞여 있는 사람들이 많습니다. 이같은 유형의 사람들의 경우 업무를 하다 보면 나중에 필요하지 않을까 하는 생각에서 버리지 못한 서류가 많을 것입니다. 하지만 이러한 생각과는 달리 서류 중에 85%는 다시 보지 않으며 대부분 인터넷 서칭을 통해 찾을 수 있는 자료가 많습니다.

버리지 않고서는 정리하기란 쉽지 않습니다. 책상정리를 하기 위해서는 책상 위의 공간을 낭비하고 있는 잡동사니와 쓰레기를 과감히 버리도록 합니다. 버리기만 잘해도 책상 정리의 반은 성공한 것이나 다름없다는 사실 잊지마세요~

정리 용품을 사용하자 

물건을 한쪽으로 치우는 것만으로 정리가 안된다면, 정리를 도와주는 정리 용품을 사용하는 것도 하나의 방법이 될 수 있습니다. 복잡한 책상 정리를 도와줄 정리 도구 몇 가지만 알아볼까요?

바인더가 싫다면 북엔드

서류를 정리하기에는 책꽂이나 바인더 등을 사용하는 것도 좋지만, 책꽃이나 바인더는 규격이 정해져 있기 때문에 자칫 공간을 너무 많이 차지해버릴 수도 있는데요. 이런 경우에는 대안으로 북엔드를 사용하는 방법이 있습니다. 북엔드는 바인더에 비해 부피가 적기 때문에 공간 차지를 덜하면서 각종 파일, 책, 서류 등을 깔끔하게 정리할 수 있습니다.

각종 케이블 선 정리를 도와주는 케이블 타이

사무실에는 컴퓨터, 복사기, 전화기를 비롯한 사무기기가 많습니다. 책상 위만 하더라도 전화기, USB로 된 가습기. 스피커, 키보드, 마우스 등 선을 연결해서 사용하는 제품들이 많습니다. 이러한 기기들의 선을 정리하는 것 역시 책상 정리에 있어 꼭 필요한 부분 중에 하나인데요. 미관상으로도 너저분해 보이는 이유도 있지만, 전선이 너무 복잡하게 연결되어 있으면 감전 사고나 자칫 화재의 원인의 될 수 있기 때문입니다. 이렇게 복잡한 전선은 케이블 타이를 사용해 종류가 비슷한 것끼리 함께 묶어 놓는 것이 좋습니다.

책상 위 자잘한 물품 정리는 이 하나로! 비즈폼 데스크 플래너

어지럽고 지저분해 보이는 책상의 특징 중의 하나는 바로 자잘한 물품들이 책상에 널브러져 있다는 점! 크기가 작은 물품들이 정리되어 있지 않으면 책상이 복잡해 보이고 찾고자 하는 물품을 찾기에도 시간이 걸려 불필요한 시간을 낭비하게 됩니다. 또한 클립이나 핀셋 등은 크기가 작기 때문에 쉽게 잃어버릴 염려가 있습니다. 이런 물품들은 특히 정리함에 넣어 보관해야 하는데요.

이때 여러 개의 수납통을 사용하여 정리하기보다는 한 가지 수납 도구를 사용하여 정리하는 것이좋습니다. 비즈폼 데스크 플래너는 수정테이프, 클립, 마스킹 테이프, 포스트잇, 핸드크림, 립밤과 같은 자잘한 물품들을 깔끔하게 수납할 수 있습니다.

구기지 않고 반듯하게 보관해야 하는 것이 매너인 명함은 플래너의 홈 부분에 끼워 손상 없이 보관할 수 있습니다, 또한 장시간 사무실에 있기 때문에 중간중간 수정 화장을 하는 여성 직장인분들을 위한 거울도 부착되어 있습니다. 줄이는 것이 정리의 기본인 만큼 정리 소품 하나로 해결된다면 그보다 더 쉽고 편한 정리방법은 없겠죠?

집보다 더 오래 머무르는 공간 사무실! 비즈폼 데스크 플래너로 업무 일정 정리는 물론 깔끔한 책상 정리까지 해보세요! 사무실을 단순 업무 공간에서 제2의 생활공간으로 만들어줄 비즈폼 데스크 플래너로 더 스마트하게 플래닝하세요!

editor_ocksoo kim