국제서신을 쓸 때에는 충분히 예의를 갖출 필요가 있으며, 사적인 이유로 쓰는 편지라 하더라도 문법이나 철자가 틀리지 않도록 기본 형식을 지키는 것이 매우 중요합니다.

 

<영문편지의 구성>

 

1. 발신인의 주소와 날짜
발신인의 주소와 날짜 표기는 첫 페이지 상단 우측에 적는다. 날짜는 반드시 전체를 씁니다. 즉, September 를 Sep.로 표기하는 것은 상용문서 이외에는 실례가 되는 일입니다.

 

2. 머리말
첫머리에 수신자의 직함이나 경칭을 표기합니다. 머리말 뒤에 쉼표를 찍는 개인편지와는 달리 사무용 편지에서는 콜른(:)을 찍는 것이 예의입니다.

 

Sir. / Dear Sir(Madam)
잘모르는 사람이나 경의를 표할 사람에게 사용합니다. 단체나 회사 앞으로 쓸 경우에는 ‘Dear Sirs’라고 표기합니다. 

 

Dear Mr. / My dear Mr.
지인이나 친구에게 사용하는 사적인 표현입니다. 부인에 대해서는 ‘My’를 쓰지 않습니다. 

 

Dear / My dear
매우 친밀한 사이에만 사용되는 표현입니다. 군인 혹은 기타 관직명을 이용하는 경우 My dear Governor, My dear General 이라고 표현합니다. 외교문서에서는 불어를 사용하는 것이 관행으로 되어있습니다. 공식문서에서 고위직에 있는 사람에게 사용하는 약식 및 정식 머리말은 각각 정해져 있습니다.

 

3. 본문
용건을 간략하고 알기쉽게 서술합니다.

 

4. 맺음말
본문 말미에 적는 인사말로 각각의 경우에 따라 일정한 어구가 정해져 있습니다.

 

Yours truly / Yours faithfully / Yours sincerely
모르는 사람에 대한 표현입니다. 

 

(Yours very) truly / (Yours very) sincerely
지인이나 친구에게 사용합니다. 

 

(Yours) affectionately / Loving yours / Devotedly / with love
매우 친밀한 친구나 친척에게 사용합니다.  

 

지위가 높은 관료에게는
‘I have the hono(u)r to remain Your Majesty’s most obedient servant’  등과 같은 정식 맺음말이 정해져 있있습니다. 외교문서에는 일정 형식의 맺음말을 사용하도록 되어 있으므로 미리 알아두어 이에 맞춰 사용하도록 합니다.

 

5. 서명
서명은 자신의 손으로 직접 적는 것으로 그 편지에 대해 모든 책임을 지겠다는 의미가 내포되어 있습니다.

 

방식
- 자신의 성명 전부를 적거나 본명만 적는다. 단, 법률상의 문서나 정식 문서인 경우 성명

  전체를 적어야 합니다.
- 본명은 약자로 하고 성(姓)으로 서명합니다.
- 서명에는 경칭을 약자로 하여 붙이지 않습니다.

 

공문서, 비즈니스 문서에서의 서명
- 자신의 성명을 모두 적든가 본명을 약자로 하고 성만 적으면 되는데, 서명 밑에 반드시

   타이프로 성명 전체를 표기하도록 합니다.

 

미국 공문서에서의 서명 서식
서명 밑에 반드시 관직명을 표기하는데 콤마(,)는 사용치 않도록 한다. 대리인이 서명하는 경우에는 ‘For’를 붙입니다.

 

6. 수신인의 주소, 성명
수신자에 대한 경칭, 이름, 직책 등은 첫 페이지의 왼쪽 아래에 적는 것이 원칙이나 상업 문서에서는 왼쪽 상단에 적는데 오른쪽의 날짜보다 조금 내려온 위치가 좋습니다.

 

7. 겉봉적기
이름과 주소를 적는데 발신인과 수신인 모두를 앞면에 적는 것이 좋습니다. 수신인의 주소를 가운데에, 발신인의 주소를 왼쪽 상단에 적도록 합니다.