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 사람들은 어떤 일을 진행할 때 생각한 일들에 대해 계획을 짜고 할 일에 대한 순서를 정합니다. 생활에서도 마찬가지입니다. 공부를 하기 전 공부할 범위를 미리 정하는 것, 냉장고를 정리할 때 미리 어떤 것들이 들어가있는지에 대한 메모와 파악, 크게 보면 인생에서 몇 살에 결혼을 하고 집을 장만하고 차를 구매할 것인지에 대한 것까지 생각과 계획 없이 행동을 하지 않습니다.

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 일에 대한 계획을 세우고 메모를 하는 행동, 회사생활에서도 지속적으로 업무에 대한 일정, 계획을 점검하며 업무를 진행하여야 합니다. 이 때 작성하는 서식이 업무일지입니다. 회사에 따라 다르지만 일일 업무일지, 주간업무일지, 월간업무일지의 형식으로 상급자에게 일정에 따라 일지를 달리하여 업무보고를 진행하게 됩니다. 

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 업무보고를 왜 해야 하는지, 어떤 내용을 적어야 하는지, 이번 매거진에서는 업무일지에 대해 알려드리고자 합니다.

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업무일지의 형태와 업무보고서의 차이

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 업무일지는 업무를 진행한 내용을 기재하는 문서, 회사마다 사용하는 업무일지가 다르다고 앞서 언급해 드렸습니다. 자신의 업무를 기록한 문서는 크게 일지와 보고서로 나뉠 수 있습니다. 또한 일지와 보고서는 일일, 주간, 월간의 형태로 작성되는 것이 일반적입니다.

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 일지의 경우, 자신의 업무내용과 기억해야 할 정보를 기록하는 문서의 역할을 합니다. 스스로 자신의 업무내용의 기록을 만들어 업무효율과 현재 업무의 진행상황을 판단할 수 있는 정보가 될 수 있습니다.

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 보고서의 경우, 상급자에게 자신의 업무내용을 보고하기 위한 문서의 역할을 합니다. 상급자가 작성자 본인의 업무능력을 보기 위함의 이유도 있지만 업무가 어느 정도 진행되어 있는지, 각자에게 어떤 업무지시를 내려서 업무를 효율적으로 진행할 수 있을지에 대한 판단자료로 사용됩니다.

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일일 업무일지

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 일일 업무일지는 매일의 업무내용을 작성한 문서입니다. 아무래도 일도 많은데 업무일지까지 작성을 해야 하니 귀찮기도 하고, 어떤 내용을 써야 될지도 모르는 상황에 막막했던 경험이 있으실 겁니다. 자신과 팀의 업무에 대한 인지, 앞으로 나아가야 할 방향성에 대해 생각과 계획을 하면서 작성을 하기 때문에 업무일지는 회사생활에 기본이 되는 문서라고 할 수 있습니다.

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<비즈폼_일일업무일지> 

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When

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일일 업무일지는 서식 이름에서 드러나듯 매일 작성하는 문서입니다. 물론 작성시간은 개인에 따라 다릅니다. 보통 업무 전에는 작성하지 않으며, 업무진행중, 업무가 끝나고 퇴근 전에 작성하며 다음 날 출근해서 아침에 작성하기도 합니다.

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Who

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 일일 업무일지는 작성자의 제한이 없고 수습사원부터 대표까지 작성할 수 있습니다. 회사에 따라 다르지만 강제성은 없는 문서입니다.

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What

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 일일 업무일지에 담길 내용은 업무에 대한 것인데 업무시간 내에 업무를 진행한 내용을 기재하면 됩니다. 몇 가지 업무에 대한 진행상황(%), 어떤 업무를 진행했는지, 미팅계획, 미팅내용, 통화내용 등 미팅과 통화를 거쳐 협의한 내용에 대한 결론이나 보완, 대응책에 대한 내용을 기재합니다.

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How

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 일일 업무일지의 작성방식은 개인차가 있으며 회사에 따라 다릅니다. ~ㅁ으로 문장이 끝나며 자세히 오전과 오후 업무를 구분해서 기입하거나 시간에 구애 받지 않고 업무만을 나열하여 기재하는 방법이 있다.

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Why

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 일일 업무일지를 쓰는 이유는 전반적인 업무의 진행상황을 매일 체크하며 일을 할 수 있고 자신의 당일, 주간업무에 대한 목표점을 잡기가 수월해 질 수 있습니다. 더불어 본인이 어떤 일을 우선적으로 처리해야 하는지에 대한 빠른 파악을 할 수 있습니다.

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 업무일지를 작성하지 않으면 해야 할 업무나 상급자, 혹은 클라이언트의 요구사항을 잊어버리는 상황이 발생할 수도 있기 때문입니다.

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 또한 일일 업무일지는 주간 업무일지나 상급자에 제출할 주간보고서를 작성하기 위한 바탕정보가 될 수 있으며 작성한 내용이 메모의 역할을 하여 중요한 일을 잊지 않게 도와주는 역할을 합니다.