기획서란 ‘쓰는 것(writing)’이 아니라 ‘만드는 것(building)’이다

“기획서를 어떻게 하면 빨리 작성할 수 있을까요?”

필자가 기업에 강연을 갔을 때 자주 받는 질문 중 하나다.

기획서 작성에 대한 스트레스는 대부분 마감기한에 맞춰야 하기 때문에 생긴다. 직장인들의 이야기를 들어보면, 할 일은 많은데 기획서는 생각보다 더디게 진행되는 경우가 많다고 하소연이다.

기획서란 ‘쓰는 것(writing)’이 아니라 ‘만드는 것(building)’이다.

 기획서 또는 기획력 하면 사람들은 무조건 뛰어난 상상력, 크리에이티브한 사고방식을 떠올린다. 다짜고짜 창의적인 생각을 하려니 어렵다. 우선 기획서에 대한 개념부터 새롭게 해야 한다. 기획력이란  ‘훌륭한 비즈니스 문서를 쓰는 능력’을 말한다. 따라서 나름의 쓰는 순서를 알면 덜 막막하고 조금은 쉬워진다.

 기획서는 정해진 형식이 없다. 비즈니스 문서는 크게 정형문서와 비정형문서로 나누는데, 기획서는 형식이 없는 비정형 문서에 포함 된다. 하지만 정해진 형식이 없다고 하더라도 나름의 순서는 있다. 기획서라는 형태를 만들기 위해서는 절차의 원리를 파악하는 것이 성공의 출발점이다.

 기획서 작성은 ‘레고 블록을 쌓는 것’과 같다. 작은 육면체 하나로 실로 다양한 모양으로 쌓을 수 있기 때문이다. 아귀에 맞는 블록을 구하고 차곡차곡 끼워가며 큰 그림을 그려가는 것이다. 초보자의 경우 무턱대고 블록을 쌓는데, 전체 아웃라인을 먼저 그려야 한다. 전체적 모습을 구상할 수 있어야 제대로 원하는 모양의 블록을 쌓을 수 있다. 기획이 무너지지 않기 위해서는 벽돌 하나라도 빈틈이 있어서는 안 된다. 단 하나의 벽돌이라도 빈틈이 생기면 신뢰성은 한 번에 무너질 수 있다. 따라서 기획서란‘ 쓰는 것(writing)’이 아니라‘ 만드는 것(building)’이다. 톱다운(top-down) 방식의 내려쓰기가 아니라 바텀업(bottom-up) 방식의 올려쓰기, 즉 벽돌을 쌓듯이 논리를 하나하나 맞춰서 작성하는 것이 중요하다. 공들여 쌓은 탑은 무너지지 않는다는 말이 있다. 처음부터 대충 시작하지 말라는 뜻이다. 자료검토 및 현황분석, 원인, 배경 등을 통해 전체를 파악한 후에 방향을 잡아야 기획서를 흔들림 없이 제대로 작성할 수 있다.

 기획서는 글을 쓰는 것이 아니라 문서를 만드는 것이라고 했다. 에드워드 데밍(Edwards Deming) 박사가 고완한 ‘PDCA Cycle’이 가장 많이 쓰이는데, ‘PDCA Cycle’이란 계획(Plan), 실행(Do), 검토(Check), 개선(Action)을 말한다.

 ‘계획(Plan)’에는 목표를 달성하기 위해 무엇을, 누가, 언제까지, 어떻게, 실행하는가가 한눈에 보여야 한다. 계획이 완성되면 ‘실행 (Do)’으로 넘어가고, 실행 후 ‘목적을 달성했다’ 또는 ‘목적을 달성하지 못했다’는 판단이 가능하도록 명확하게 확인한다. ‘검토(Check)’ 란 프로젝트 진행에서 사람, 물건, 비용 등이 잘 돌아가는지 확인▪검토하는 것이다. 만약 문제가 있다면 ‘개선(Action)’을 통해, 즉 중요한 일에 시간을 더욱 투자하는 반면 중요도가 적은 일은 효율적으로 진행하는 방법을 생각해야 하며, 중요하지 않은 것은 그만둔다.