1. 초대 예절

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손님초대시

 * 꼭 필요한 경우에만 초청장을 발송합니다.

 * 초청장을 발송할 때는 1주일 전에 받을 수 있도록 하고 목적·날짜·시간·장소를 밝힙니다.

 * 손님의 취미·기호·좌석배열 및 끝날 때까지 세심한 배려를 합니다.

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손님이 오실 때

 * 손님이 사무실로 들어와서 "실례합니다." "○과장님 계십니까?"라고 물어 오면 즉시 자리에서 일어서서 어서 오십시오라고 인사합니다.​

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― 자리에 앉은 채 "무슨 일이지요?", "없습니다."라고 잘라 말하거나, 손님의 얼굴을 쳐다보지도 않고 손이나 턱으로 방향을 가리키는 일은 삼갑니다.

― 자주 찾는 손님인 경우 근무처나 이름을 기억하였다가 "△회사 ○과장님이시군요"하면서 반갑게
맞이하면 더욱 친근감을 줄 수 있습니다.

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 * 방문 손님의 회사명, 이름, 용건, 당사자와의 약속 여부 등을 확인한 후, 당사자에게 직접 또는 구내 "전화로 손님 방문 사실을 알립니다.

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― 사전에 약속이 된 경우에는 손님에게 "○과장님께서 기다리고 계십니다"라고 알린 뒤 신속하게 안내합니다.

― 약속이 되지 않은 경우 당사자의 지시에 따릅니다.

<방문객 안내 매너>

. 손님이 보면 즉시 일어선다.
. 낯익은 고객은 반갑게 맞는다.
. 성함과 용건을 묻는다.
. 명함을 받았을 때는 회사명과 성함을 확인한다.
. 약속 여부를 확인한다.
. 담당자에게 알린다.
. 면회가 가능하면 안내한다.
. 부재중이라는 사실을 알리고 전언을 메모해 둔다. 

 

손님을 안내 할 때 상황별 예절

 * 목적지까지 손님을 안내할 경우

― 손님의 바로 앞에 서지 않고 2-3보 앞에 서서 안내할 반대쪽을 따라 안내합니다.

― 손님을 대기 장소로 안내하기 위해 복도를 자나가는 경우는 방문객보다 조금 앞서서 인도합니다. 이 때 방문객의 두 걸음쯤 앞에서 한쪽으로 비켜 선 자세로 앞서 가도록 합니다. 그리고 가끔 뒤돌아보며 방문객의 발걸음과 맞추어 떨어지지 않도록 주의를 기울여야 합니다. 모퉁이를 돌 때는 돌아보면서 방문객과의 거리를 확인하고 가야 할 방향을 손으로 가리키는 것이 좋으며 이때 손가락이 벌어지지 않도록 모아 안내합니다.

― 계단을 오를 때에는 고객이 앞에 서고 안내자는 뒤에 따라 가고 계단을 내려 올 때에는 안내자가 앞에 서고 고객은 뒤에서 따라오게 합니다.(고객이 여자인 경우는 반대)

― 엘리베이터를 타야 할 때는 방문객에게 "3층 응접실로 안내하겠습니다."라고 사전에 행선 층을 알려 주는 것이 매너입니다. 탈 때에는 안내자가 먼저 탑승하며 "열림" 단추를 눌러 문이 닫히지 않도록 하고 손님을 타게 합니다. 엘리베이터에서 내릴 때는 방문객에게 "도착했습니다."라고 말 하고, 열림 버튼을 누르면서 방문객을 먼저 내리게 한 뒤 안내자가 내립니다. 이 때 승무원이 있는 경우에는 안내자가 먼저 내립니다.

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 * 손님을 응접실 등에 안내할 경우

- 방문객을 응접실까지 안내하면 "여기입니다." 하고 알리고, 응접실에 들어설 때는 안에 아무도 없더라도 반드시 노크한 후 문​을 열도록 합니다.

- 응접실 내에서는 입구 쪽에서 가장 먼 곳이 상석이므로 그 쪽에 앉을 수 있도록 권하며, 창문이 있는 경우는 경치가 좋은 자리, 사무실과 함께 있는 경우는 책상에서 멀리 떨어진 자리가 상석입니다.

- 방문객에게 자리를 권할 때는 방문객의 옆에 서서 "이쪽으로 앉으십시오."라고 오른손으로 가리키며 말합니다. 만일 자리를 권하기 전에 방문객이 아랫자리에 앉았을 때는 "저쪽으로 앉으십시오."라 고 말하며 상석을 권합니다.

- 방문객이 착석하면 "홍길동님은 곧 오십니다. 잠시 기다려 주시기 바랍니다."라고 말하고, 만약 방문객이 청한 사람이 바빠서 바로 응접실로 오지 못할 경우에는 무료하게 기다리는 방문객을 생각하여 신문이나 잡지를 가져다 주는 재치도 필요합니다.

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 * 면담 중 응접실에 들어가는 방법

- 만약 면담 중 응접실에 들어갈 경우에는 노크한 다음 들어가 가볍게 목례를 하고 문이 열려 있을 때에는 "실례합니다."라고 인사한 다음 들어갑니다.

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 * 면담중 상사 또는 직원에게 연락 방법   
― 연락은 메모로 하여 알려 줍니다. 이 때 "말씀 중에 죄송합니다."라고 고객에게 양해를 구한 다음 고객에게 메모의 내용을 보이지 않도록 건네줍니다.
― 응접실을 나올 때 고객에 인사하는 것을 잊지 않도록 합니다. 

 

 * 면담중 상사가 인사하러 들어왔을 때   
― 반드시 일어나서 상사를 고객에게 소개합니다.
― 소개 후 고객이 앉은 다음에 자신도 앉습니다.
― 상사에게 지금까지의 상담 경과를 보고 한 다음 계속 상담합니다. 

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 * 방문객을 장시간 기다리게 할 때

- 우선 기다리게 하는 것에 대해 사정을 말하고 양해를 구합니다. 손님을 오랫동안 기다리게 할 경우에는 담당자를 대리할 수 있는 사람이 고객을 상대합니다.

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 * 손님을 배웅할 때

― 용무가 끝나 손님이 돌아갈 때에는 "안녕히 가십시오"라고 적절한 인사말과 함께 정중하게 인사를 한다. 
 

 2. 방문 예절

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방문하기 전에

 * 방문하기 전에 전화나 편지로 예약하여 상대방의 승낙을 받습니다.
 * 방문 시간은 이른 아침, 밤 9시 이후, 식사시간 전 후 등은 피하고, 급한 용무로 부득이 방문하는 경우 먼저 상대방에게 전화를 걸어 양해를 구합니다.

 * 출발하기 전에 "지금 찾아 뵙겠습니다."라고 미리 전화를 합니다.
 * 도심지에서의 교통 체증을 감안하여 약속시간보다 일찍 도착될 수 있도록 여유 있게 출발합니다. 

방문할 때

 * 방문 약속시간은 반드시 지킵니다.​

― 약속시간 전(5-10분전)까지 도착하도록 합니다.

― 도착후 안내가 있는 경우 필히 경유하도록 하고, 본인의 회사, 성명, 방문 대상자, 용건 등을 간략하게 말합니다.

― 입구의 수위실 또는 접수창구 직원에게 접수할 때부터 밝은 표정으로 인사하고, "무슨 용무로, 어느 분에게, 몇 시의 약속으로 왔다"고 분명히 말한 후 접수받은 직원의 지시에 따릅니다.

― 방문은 정장차림으로 하며 외투를 입었을 경우에는 외투를 벗고 안내에게 갑니다.

 

 * 자신의 복장을 다시 한번 확인한다.

- 상대방을 만나기 전에 개인적으로 필요한 용무는 미리미리 보도록 하고 아울러 복장과 용모를 확인합니다.

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 * 응접실에 안내되면 상대방이 지정한 좌석에 앉습니다.

― 먼저 와 있는 손님이 있으면 인사를 하되, 안면이 없는 사람이면 목례만 하고 상대방으로부터 소개를 받았을 때에는 자기 소개를 합니다.

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 * 대화 중에는 밝은 표정으로 정중하게 대면합니다.
― 상대방에게 호감을 줄 수 있도록 웃는 얼굴로 대면하며 친밀한 사이라도 함부로 대하는 말투는 삼갑니다.
― 상담 중에는 시종 예의바른 자세로 신뢰감과 권위를 느낄 수 있게 행동하도록 합니다. 

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 * 방문후 귀가시 
― 방문을 마치고 돌아갈 때는 "바쁘신 중에 시간을 내어 주셔서 대단히 감사합니다. 다음에 다시 한번 인사드리도록 하겠습니다." 등의 인사말을 잊지 않도록 합니다.

 

 * 한 사람이 많은 사람을 소개하는 경우(그룹 소개) 
- 일반적으로 좌측에서부터 차례로 한사람씩 소개합니다.
- 특별히 지위나 연령이 높은 사람이 있으면 먼저 소개합니다. 

3. 차를 대접하는 법
 

차의 준비

 * 찻잔이 깨져 있다든가 금이 가 있지 않은가.

 * 찻잔과 차받침은 사람 수만큼 있는가.

 * 찻잔과 찻주전자는 따뜻하게 해 놓았는가.

 * 찻물의 양은 적당한가.
 * 차의 농도와 온도는 적당한가.
 * 쟁반이 더럽거나 물기가 있지 않은가.
 * 청결한 행주가 준비되어 있는가. 

차를 내는 방법

 * 적당한 시간을 택하여 차를 냅니다.

 * 노크를 두 번 가볍게 하고는 응답을 기다리지 말고 "실례합니다."는 말과 함께 목례를 하며 응접실로 들어갑니다. 이 때 한 손으로는 쟁반을 꼭 잡고 다른 한 손으로는 문을 엽니다.

 * 보조 테이블에 쟁반을 내려놓습니다.

 * 쟁반의 가까운 쪽으로부터 차를 내고, 받침접시를 오른손으로 쥐고 왼손으로 받쳐 두 손으로 정중하게 손님 앞으로 옮깁니다.

 * 문을 조용히 닫고 쟁반을 가슴 높이로 하여 인사를 드립니다.

 * 상석부터 한 사람씩 차를 냅니다. 찻잔을 내려놓는 위치는 손님의 정면에서 약간 우측,테이블 끝에서 10㎝ 가량 안쪽이 적당하고터피잔의 경우 손잡이는 손님이 보는 방향에서 오른쪽으로 향해야 하며, 티스푼은 받침접시의 오른쪽에 놓습니다.

 * 차를 다 낸 다음에는 쟁반의 표면이 몸쪽을 향하도록 하여 두 손으로 쥔 다음 깍듯이인사를 합니다.

 * 인사한 다음에는 손님에게 등을 보이지 않도록 하여 뒤로 물러서듯 조용히 나오며, 손님이 보지 않더라도 문 앞에서 다시 한번 목례를 합니다.
 

※ 참고 자료

☞ 방문객 안내 체크리스트

☞ 방문객 응대 매너 체크리스트

☞ 차를 대접하는 매너 체크 리스트

☞ 면담 중 매너 체크리스트