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인증 경영시스템 인증의 획득

1. 인증 획득 절차 

 


1) STEP 1 : 시스템 구축 - 국제규격에 적합한 품질시스템의 구축 및 컨설팅 
인증을 획득하기 위해서는 우선, 자사의 시스템을 점검하여야 한다. 그런 후 해당시스템을 ISO 9000 또는 ISO 14000 규격의 요구사항에 따라 문서화하고, 문서화된 자사의 시스템을 운영해보고 그 결과를 내부감사 및 경영자검토를 거쳐 평가하고 개선한 이후에 인증기관에 인증을 신청하면 된다.
이 과정에서 국제규격의 내용을 이해하고 자사의 시스템과의 비교평가를 위해 직원을 교육시키거나 자문(컨설팅)을 받기 위해 전문가를 고용하게 된다.
이러한 전문가를 컨설턴트라 하고, 소요 비용과 수준도 천차만별이어서 일반 회사의 입장에서는 우수한 컨설팅기관의 여부를 잘 파악할 수 없는 것이 사실이다.

자문과 인증은 엄격히 분리되어야 하며, 이것이 입증되지 않으면 해당 인증에 대한 신뢰도가 없어져 사실상 제3자 인증의 효력이 상실되므로 기업은 이에 대해 각별히 유의하여야 한다.

실력있고 성실한 컨설팅회사와 계약을 체결하기 위해서는 나름대로 관계 전문가나 관련 자료를 통해 꼼꼼히 찾아보는 노력을 기울여야 한다.

컨설팅이야말로 그 회사의 품질시스템을 구축하는 데에 가장 기본적이고 중요한 시발점이 되므로 비용의 저렴함이나 시간의 단축을 기치로 내건 컨설팅회사는 일단 다시한번 생각해 보는 것이 좋을 것이다.
시간이 걸리더라도 그 회사에 필요한 사항을 조목조목 친절히 조언하고 해당 전문가를 통해 잘된 점과 개선할 점을 분명히 명시하여 꼼꼼히 지도하는 회사가 좋은 회사임은 두말할 필요도 없다.
아울러, 한번 지도하고 없어지는 컨설팅회사도 기피해야 할 것이다.
한번 지도를 받으면 그 기업이 인증을 획득한 이후에도 지속적으로 시스템상의 문제를 조언해 주고 지도해 줄 수 있는 안정적이고 기반이 확실한 컨설팅회사를 선택하여야 한다. 


2) STEP 2 : 인증의 신청 및 인증계약의 체결
인증을 신청할 준비가 되면, 인증기관을 선택하여 인증을 신청한다.
이 경우 인증기관은 인증계약서를 제시하고 해당 기업과 인증절차, 인증범위 및 비용등에 대한 합의와 인증기업이 준수해야할 사항들을 알려주도록 되어 있다. 인증심사 일수는 정해진 기준내에서 인증기관이 해당 기업의 품질시스템 구축정도 및 준비상태를 고려하여 산정한다.
KAB로부터 인정받은 인증기관은 매년 1회이상의 정기사후관리를 받도록 되어 있으며, 이러한 사후관리를 통하여 국제기준에 적합한 인증심사를 수행하고 있는지 여부를 지속적으로 평가받는다.
따라서, 같은 인증기관이라해도 KAB로부터 인정받은 인증기관과 그렇지 않은 인증기관에는 상당한 차이가 있다. 왜냐하면 외국계 인증기관들의 경우 해외의 인증기관과 심사업무에 관한 위탁계약을 체결하여 심사를 수행하면서도 한번도 심사수행상태에 대하여 해당 인정기관의 사후관리를 받지 않는 경우가 대부분이기 때문이다.
인증기관의 선택은 전적으로 기업의 자유이나, 기업의 국내외 활동을 위해 인증받는 경우에는 이점을 특히 고려하여 인증기관을 선택하여야 한다. 


3) STEP 3 : 인증심사 수검 - 심사반 변경의 자유
인증기관의 심사반 구성, 문서심사 및 현장심사

 

인증계약이 체결되면 인증기관은 계약서에 나타난대로 인증심사반을 구성하고 해당 기업의 문서를 심사하여 해당경영시스템이 국제기준에 적합하게 구축되어 있는지 여부를 심사하고, 기업이 신청한 인증범위가 적절한지를 확인한다.
이 경우 일부 인증기관은 기업이 신청한 인증범위가 적절한 지 여부를 평가하기 위해 예비방문 또는 문서심사 이후에 심사반을 구성하는 경우도 있다.
그 이후 기업에 심사반원 명단을 통보하고 현장을 방문하여 문서에 기재된 사항들이 제대로 이행되고 있는 여부를 확인한다. 이 경우 필요에 따라 특정 분야의 전문가를 대동할 수 있으며, 이를 기술전문가라 칭한다. 현장을 방문하여 심사하는 도중 기업이 신청한 인증범위가 사실과 다르거나 적용불가능한 경우 해당 심사반은 이를 인증기관에 보고하고 해당 기업과 적절한 인증범위를 협의하여 인증계약을 갱신 체결한다.
현장심사시 훌륭한 심사원이란, 해당 기업의 잘못된 점과 함께 잘된 점도 지적해 주고, 아울러 조금만 노력하면 개선될 수 있는 사항을 관찰사항으로 지적하여 주는 심사원이라 할 수 있다.
심사원은 심사도중 자문을 할 수 없도록 되어 있는데, 이는 해당 부적합에 대하여 시정방법을 가르쳐 주는 것을 의미한다. 따라서 이러한 행위 이외의 활동은 자문으로 간주되지 않는다.
예를들어 심사와 직접적인 관련이 없는 사항에 대하여 조언을 구하거나 답변하는 경우 이는 오히려 우수한 심사로 간주될 수 있는 것이다.
그래서 심사를 받을 때에는 보다 해당 분야에 경험이 많은 전문가를 심사원으로 파견토록 요청하는 것이 필요하다.
기업은 인증기관이 심사전에 보내 온 인증심사반 목록을 보고 특정한 심사원의 파견을 거부하거나 심사반원의 교체를 요구할 권리가 있다.


4) STEP 4 : 부적합의 시정 및 인증의 결정
인증심사반은 현장심사를 마치면서 해당 기업에게 부적합보고서 및 종합평가결과를 구두 또는 문서로 알려주고 심사결과를 인증기관에 보고한다.
인증기관은 심사반의 심사결과를 검증하고 해당 기업에 최종 심사결과보고서를 제공한다.
이때에 심사반의 심사결과와 차이가 있는 부분에 대해서는 상세한 이유와 함께 설명해 주어야 한다.
인증기업이 모든 부적합에 대하여 시정조치를 완료하면, 인증기관은 심사결과를 인증심의위원회 등 인증심의 및 결정을 담당한 조직에 회부하여 인증여부를 결정한다.
인증이 결정되면 인증기관은 인증신청 기업에 인증서를 제공하고, 정해진 기간동안 인증을 보증하게 된다.


5) STEP 5 : 사후관리 심사
인증을 받은 기업은 인증기관과의 계약에 따라 최소 년1회의 사후관리를 받아야 한다.
사후관리의 주기는 인증기관마다 나름대로의 근거 및 기준을 가지고 설정해 놓고 있다. 


6) STEP 6 : 인증의 갱신(갱신심사 수검) 
인증을 받은 기업은 인증의 유효기간인 3년마다 인증기관과의 계약을 갱신하여야 한다.
이때에 실시되는 심사를 갱신심사라 하는데, 통상적으로 그 심사규모는 최초인증의 2/3이상이며, 절차는 최초인증절차와 동일하다. 최초로 인증을 획득한 날로부터 3년 이내에 갱신을 하지 않으면 그 인증은 자동으로 효력을 상실한다. 

 


2. 인정된 인증
 

 

인증기관이 품질경영시스템에 관한 국제규격(ISO 9001:1994, ISO 9002:1994 및 ISO 9003:1994 또는 ISO 9001:2000)규격에 따라 인증을 해 주기 위한 인증시스템을 갖추기 위해서는 국제기준인 ISO Guide 62에 적합한 인증시스템을 갖추고 있어야 하며, 환경경영체제 국제기준인 ISO 14001규격에 따른 인증을 하기 위해서는 ISO Guide 66에 적합한 인증시스템을 갖추어야 하는데, 이러한 인증시스템을 갖추었음을 제3자로부터 객관적인 평가를 받아 적합하다고 보증받은 인증기관만이 국제적으로 신뢰할 수 있는 인증기관이라 할 수 있다.

 

이는 정보통신 분야의 인증제도인 TL 9000이나 기타 AS 9100(항공우주 분야), K-OHSMS(직장보건안전분야) 또는 ISMS(정보보안경영체제)의 경우도 마찬가지이다.
여기서, 인증기관의 적합성을 평가해 주는 기관을 인정기관(Accreditation body)이라 하며, 세계 각국의 정부는 자국의 대표적인 인정기관을 지정하여 운용하고 있다.

 

우리나라에서는 우리 인정원, 즉 한국인정원(Korea Accreditation Board, 약칭 KAB)에서 인정기관의 역할을 산업자원부로부터 지정받아 수행해 오고 있다.

 

인정(지정)받은 인증기관에서 발행하는 인증서에 대하여 국내에서 각종 법에 의해 혜택을 부여하고 있으며, 외국에서도 마찬가지이다.
특히, IAF의 MLA(국제다자간상호인정협정)에서는 회원국의 인정기관으로부터 인정받은 인증서만을 대상으로 상호인정이 이루어지기 때문에 인증기관이 인정(지정)받았는지 여부는 인증기관의 신뢰성뿐만 아니라, 수출입시 바이어에게 신뢰를 주는데도 대단히 중요하다고 할 수 있다.
인정받지 않은 인증기관은 국제기준에 따라 인증업무를 성실히 수행하는지 여부를 아무도 감독하지 않기 때문이다

 

따라서, 인증을 받는 기업이나 인증된 제품 또는 서비스를 이용하는 소비자, 구매자 등 고객은 상기 내용을 유의하여, 인정된 인증기관인지의 여부를 엄밀히 따져보아야 미인정 인증된 제품이나 서비스의 사용으로 인하여 발생할 수도 있는 피해를 사전에 예방할 수 있을 것이다.

 


3. 인증획득시 혜택
 


기업이 인증을 획득하게 되면, 조달기관 등 국내의 각 부처 및 지자체는 각종 법규에 의한 혜택을 부여한다. 이는 『품질경영 및 공산품안전관리법』 또는 『환경친화적산업구조로의전환촉진에관한법률』에 의한 인증이 국가적인 체제 하에 공정하게 수행되고 그 신뢰성이 지속적으로 보장되기 때문이다.
이러한 혜택에는 여러 가지가 있으나, 요약하자면 다음과 같다.


1) 심사의 면제
산업표준화법에 따른 공장심사의 면제

산업표준화법 시행규칙(1998.7.18 산업자원부령 제11호) 제16조(인증심사절차) 제5항 및 제22조(시판품 조사) 제2항에 따른 공장심사 면제 


2) 세액공제
조세특례제한법에 따른 기술비 세액공제

조세특례제한법 시행령(1998.5.16) 제9조 제1항에 따른 기술비 세액공제 


3) 인증획득자금지원
경기도의 중소기업을 대상으로 한 인증획득자금 지원

 

[융자지원 개요]
- 융자근거 : 경기도 중소기업 육성기금 설치 및 운용조례
- 융자총액 : 10억원
- 융자한도액 : 업체당 2,000만원 이내
- 융자기간 : 5년(2년 거치 3년 균등상환)
- 융자금리 : 연 8.0%
- 지원범위 : ISO 9000, QS 9000 인증심사비 및 진단지도비 


4) 가산점 부여
 금융기관의 기술신용평가시 가산점 부여

국내에 소재한 대부분의 금융기관에서 기업에 대한 신용평가시 가산점을 부여하고 있음

 

예) 조흥은행, 한빛은행, 제일은행, 서울은행, 중소기업은행, 한국외환은행, 한국주택은행, 신한은행, 축협중앙회, 대구은행, 부산은행, 광주은행, 강원은행, 경남은행, 하나은행, 평화은행,기술신용보증기금, 신용보증기금

 

 건설기술관리법 시행규칙 제47조 및 제47조의 2에 따른 시공능력평가 및 용역업자 용역능력평가시 가산점 부여

예) 대한주택공사, 한국수자원공사

 

 


5) 기타 인증획득 의무 품목
수도법 제13조 및 제18조의 2에 의한 수도용 자재 

 


4. 반납 추가 변경


 
기업은 인증을 획득한 이후 언제든 자유 의사에 따라 인증의 반납, 타 인증기관으로부터 추가로 인증을 획득하거나 또는 인증기관을 변경할 수 있는 권리가 있다.

 

특히, 해당 인증기관의 불성실등으로 인해 불만이 발생하거나, 특정국가에 대한 수출을 위해 요구되는 특정한 인증기관의 인증을 획득할 필요가 발생할 경우, 또는 특별한 사유가 없이도 기업은 언제든 이를 변경할 권리가 있다. 인증기관을 변경하는 경우, 해당 기업은 최초인증절차를 다시 밟아야 하는데, 이는 비록 그 기업의 품질시스템이 국제기준에 적합하다고 해도, 그 시스템을 보증해 주는 인증기관이 달라지기 때문이다. 다만, 시스템의 구축정도에 따라 심사일수를 감축해 주는 등 비용 및 심사기간은 인증기관마다 정해진 기준내에서 적절히 조정할 수 있다. 예외적으로, 기존 인증기관에서 작성한 심사보고서의 원본등을 확인할 수 있는 경우, 전환되는 인증기관은 본심사 없이 심의만으로 인증을 발급할 수 있는데, 자세한 사항은 KAB의 인정기준 적용지침을 참고하기 바란다.

 

인증기관이 변경된 경우, 해당 기업에 대한 인증의 유효기간은 신규로 인증해 주는 인증기관에서 결정하게 되는데, 이 경우 대부분 최초인증일자가 문제가 된다. 해당 기업의 과거의 인증획득이 사실인 경우 인증서상의 최초인증획득 일자는 사실대로 표기할 수 있으나, 신규로 인증해 주는 인증기관의 인증 승인일 및 유효기간을 인증서상에 반드시 명시하도록 되어 있다. 


5. 기관선택
 

기업이 컨설팅등을 통해 경영시스템이 구축되고 효율적으로 이행되고 있음을 자체평가를 통해 확신하게 되면, 인증을 획득하기 위해 인증기관을 선정한다.
인증기관 선정은 기업의 자유이며, 국내 어느 인증기관이든 기업의 평가에 따라 선택할 수 있다.


인증계약 체결을 위해 인증기관을 선정할 때에 우선적으로 고려해야 할 사항은 다음과같다.

 

- 인정여부 및 인증수행범위의 확인
- 인증서의 사용 목적 : 내수용 또는 수출용 등
- 인증기관의 전문성, 안정성 및 성실성
- 비용 및 시간 


1) 인정 여부 및 인증수행범위의 확인
1993년 국내에서 품질경영촉진법을 제정하여 인증제도를 출범시킬 당시만해도 영국의 BSI등 극히 소수의 인증기관만이 국내에서 활동하였으나, 현재는 많은 인증기관들이 활동하고 있으며, 이들의 형태는 법인, 단체등 다양하다.
이중 KAB로부터 국제기준에 따라 평가받아 적합하다고 판정받은 기관은 현재 31개(품질경영체제 인증기관기준)이다.
KAB로부터 인정받은 인증기관에 대해서는 그 인증의 신뢰성을 KAB에서 보장하며, 이는 MLA(인증서에 대한 국제다자간 상호인정 협정)를 통하여 국제적으로도 그 유효성이 입증되어 있다.
따라서, KAB 인정 인증기관과 미인정 인증기관의 지위는 상당한 차이가 있다고 하겠다.
일부 KAB 미인정 인증기관들중 해외의 인정기관들로부터 사후관리를 받는 기관들도 있으나 대부분은 그렇지 못한 관계로 그 심사의 공정성, 객관성 및 국제기준 적합여부가 확인되지 않은 상태이다.
현재까지 KAB로부터 인정받은 인증기관의 현황 및 인증기관별로 인정받은 인증수행범위는 '인증기관현황 ' 메뉴에서 확인할 수 있다. 


2) 인증서의 사용목적 : 내수용 또는 수출용 등 
인증을 획득하기 이전에 우선 자사에서 인증을 획득한 후 그 인증을 어떠한 용도로 활용할 것인지를 고려하여야 한다. 기본적으로 국제적인 품질시스템을 구축하여 효율적으로 품질시스템을 구축하겠다는 목적이면 인증기관 선택시 그 폭이 상당히 넓어진다. 다음으로, 만일 자사에서 획득한 인증을 내수용으로 사용하고자 하는 경우, 예를 들어 국내 입찰등에 가산점을 받고자 하는 경우에는 반드시 KAB에서 인정한 인증기관중에서 선택하여야 한다.
KAB는 품질경영 및 공산품안전관리법에 의해 인증기관을 인정하고 이들 인증기관 또한 품질경영 및 공산품안전관리법에 의해 인증을 주고 있기 때문에 국내의 타법에 의한 혜택을 받기 위해서는 그 조건을 확인해 보고, 품질경영 및 공산품안전관리법에 의한 인증을 요구하는 경우에는 반드시 KAB 인정 인증기관중에서 선택해야 한다.
업무를 하다보면, 일부 인정받지 않은 해외 인증기관에서 인증을 받아 난감해 하는 기업들의 문의가 종종 있다.

 

다음으로, 해외에 수출을 하고자 하는 기업인 경우에는 어느 국가로 수출할 것인지를 고려하여야 한다.


KAB로 인정받은 인증기관중에는 KAB뿐만아니라 미국(RAB), 독일(DAR), 네덜란드(RVA), 영국(UKAS)등으로부터도 동시에 인정받은 인증기관들이 있다. 이러한 인증기관들은 기업이 원하는 경우 해당 국가의 인정마크를 추가로 인증서에 표시해 줄 수 있는데, 여기에는 소정의 수수료가 부과된다.

 

따라서, 인증을 받기 전에 자사의 수출국가와 관련이 있는 인증기관인지 여부를 따져 보아야 한다.
물론, 이제는 KAB도 미국, 독일, 영국, 일본, 캐나다등 세계 25개국이 가입한 국제다자간산호인정협정(MLA)에 가입하여 이들 국가간에는 추가적인 인증없이 인증서를 상호통용키로 합의한 바 있으나, 일부 바이어가 거부하는 경우에는 강제할 수 없기 때문에 수입국의 바이어 요구사항을 확실히 파악하고 인증기관을 선택하여야 한다.
대부분의 바이어들은 MLA 협정을 인정하고 있으며, 잘 모르는 바이어들에게는 해당 국가의 인정기관들이 보증을 해주기 때문에 큰 어려움은 없는 실정이다.
다만, 싱가폴의 건설공사, 태국 전력청의 전기제품부문 입찰시에는 아직 해당국 부처의 경직성으로 인해 일부 국가의 인증만이 통용되고 있는 실정이다.
KAB는 이러한 장벽을 제거하기 위해 국제기구인 PAC, IAF 및 WTO를 통해 지속적으로 노력하고 있다. 


3) 인증기관의 전문성, 안정성 및 성실성
다음으로 중요한 고려사항이 인증기관의 전문성, 안정성 및 성실성이다.
이를 위해서는 우선 인증기관의 인증수행범위 인정현황을 보고 자사의 인증신청 범위를 해당 인증기관이 심사할 수 있는지를 파악해야 한다.
즉, 자사제품이 기계류인 경우, 어느 인증기관이 이 분야 심사수행이 가능한지를 파악해야 하는데, 그 방법은 앞에서도 설명했듯이 KAB의 Web-site에서 확인하는 것이다.
명확치 않은 경우, KAB로 직접 문의하면 된다.
일단 자사의 인증신청 범위에 대해 심사가 가능한 기관이 파악되면 다음으로는 해당 인증기관의 전문성 및 성실성을 고려하여야 한다.
전문성을 보기 위해서는 해당 인증기관이 보유한 전문가 및 주로 인증하는 분야가 자사의 신청분야와 동일한 지 여부를 인지를 파악해야 한다.
아울러, 인증기관의 성실성을 파악하기 위해서는 기존에 해당 인증기관으로부터 인증받은 다른 기업의 의견을 듣는 것도 좋은 방법이다.
동종 업계의 의견을 구하기 어려운 경우에는 타업종 기업의 의견도 참고하는 것도 좋은 방법이다. 


4) 비용 및 시간
이는 인증획득에 있어서 기업으로서는 중요한 부분이라 할 수 있다.
같은 조건일 경우 비용이 저렴하고 효율적으로 심사를 수행하는 인증기관을 선호할 수 밖에 없기 때문이다. 다만, 정해진 기준에서 인증기관이 스스로 판단하여 심사일수를 감축해 주는 경우, 해당 기업의 경영시스템에 대한 문서심사 또는 과거의 인증획득 여부를 고려하여야 하는데, 이러한 절차를 생략하고 마케팅 차원에서 무조건 싸고 빠르게 인증해 주겠다는 인증기관은 그리 신뢰성있는 인증기관이라 할 수 없다. 왜냐하면, 인증심사에는 기업의 규모 및 시스템 구축정도에 따라 사전 방문, 문서심사부터 현장심사, 검증 및 인증결정에 이르기까지의 일련의 객관적이고 합리적인 절차 및 시일이 소요될 수 밖에 없는데, 이를 고려치 않고 무조건 시간과 비용을 저렴하게 적용하는 인증기관은 졸속적인 심사를 수행하기가 쉽기 때문이다.
기업은 인증기관의 이러한 점을 고려하여 신중히 선택하여야 한다.

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