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회의 잘하는 방법 장점, 단점, 흥미로운점을 활용한 아이디어 도출, PMI기법

[요약] 의견을 장점, 단점, 흥미로운 측면 등으로 고려하여 득과 실을 분석한 후 제일 나은 선택을 할 수 있도록 도와주는 기법으로 신제품을 개발하는 단계, 문제를 해결하는 과정, 동시에 여러 가지 요인들을 따져볼 때 적합하다.

 

PMI 기법이란?

 

에드워드 드 보노(Edward de Bono)가 고안한 기법으로 대상이 가지고 있는 다양한 측면을 고려하고 평가하여 최선의 아이디어가 나오도록 하는 기법이다. 의견을 장점, 단점, 흥미로운 측면 등을 고려하여 발생하는 득과 실을 분석 후 제일 나은 선택을 하므로 신제품을 개발, 문제를 해결하는 과정, 동시에 여러 가지 요인들을 따져보고 다듬어 가기에 적합하다.

아무리 완벽하고 좋아 보이는 의견이라도 탐색을 하면서 새로운 부분을 탐구할 수 있으며 보완할 수 있으므로 발전시키기 좋다.

 

P (Plus) : 좋은 점, 장점, 긍정적인 측면, 더하기

M (Minus) : 나쁜 점, 단점, 부정적인 측면, 빼기

I (Interest) : 흥미로운 점, 독특한 점, 새로운 측면

 

 

■ 효율적인 PMI 준비단계

 

01. 회의 시간 정하기

회의 시간은 1시간 이내로 진행하는 것이 좋으며 이를 넘길 시 휴식 시간을 가지도록 한다.

 

02. PMI 기본 규칙 설정하기

  주제설명

회의 시작 전 PMI 주제에 관해 배경설명을 한다.

  집중하기

참여자들은 PMI를 진행하면서 각 단계에만 의도적으로 집중하도록 한다. Plus에 대한 의견을 제시하는 단계에서 MinusInterest의 의견이 나오지 않도록 주의한다.

  함께 선택

아이디어 수집 후 리더와 참여자 모두가 함께 최종 아이디어를 선택한다.

  적극적 태도

참여자는 적극적인 태도로 회의에 참여하고, 리더는 참여자들을 주제에 집중할 수 있도록 진행하며 기본 규칙서를 제작하여 인식할 수 있도록 배포한다.

 

PMI기법 세부진행방법

 

  

[ 그림2-4-1. PMI 프로세스 ]

 

01. 안건 및 의제선정  | 진행 :  리더

조직 내 아이디어 도출을 위한 주제를 선정한다. 이는 리더가 진행해야 할 사항이며, 리더는 PMI에 참여할 참여자들을 위해 충분한 시간을 활용하여 아이디어 도출이 수월하게 이루어질 수 있도록 그에 맞는 적절한 의제를 선정해야 한다.

 

02. 회의장소, 진행방향결정  | 진행대상 :  진행자

자유롭게 토의할 수 있는 장소와 진행자를 선출한다. 업무의 효율을 높이는 방법 중 가장 많은 비율을 차지하는 것은 바로 주위 환경이다. 그에 맞는 환경이 조성되어 있느냐 없느냐의 차이는 크게 작용을 한다. 기록이 자유로운 화이트보드나 칠판이 있으며, 자유롭게 의견을 제시할 수 있는 편안한 장소가 적절하다. 

진행자를 선출할 때에는 분위기 조성을 잘하고 의견 분석과 조합이 뛰어난 사람으로 선택하는 것이 좋다.

 

03. 주제에 대한 배경설명  | 진행대상 :  리더→참여자

리더가 선정한 PMI 안건에 대해서 참여자들에게 사전에 배경설명을 한다.

PMI를 실시하고자 하는 목적과 그에 따른 필요한 준비 등을 공유하여 실질적으로 회의를 진행할 때 시간을 단축 시키고 보다 효율적으로 진행하기 위함이다. 이는 반드시 진행하기 전 필수로 시행되어야 하는 단계이다.

 

  

 

[ 그림2-4-2. PMI 기법 리스트 ]

 

① 주제

PMI 회의 안건을 작성한다.

② 주제설명

회의의 주제에 대한 배경 설명을 작성한다.

Plus 장점

Pluse 단계의 의견들을 빠짐없이 작성한다.

Minus 단점

Minus 단계의 의견들을 빠짐없이 작성한다.

Interest 흥미로운 점

Interest 단계의 의견들을 빠짐없이 작성한다.

⑥ 종합 의견

각 단계의 의견들을 종합하여 간단하게 작성한다.

⑦ 최종 결정

제시되었던 의견 중 주제에 맞춰 가장 경쟁력이 있는 최종 결정을 작성한다.

 

 

 

04. P(좋은 점, 장점, 긍정적인 측면)찾기  | 진행대상 :  참여자

Plus 단계이다. 참여자들은 리더에게 전달받은 주제의 좋은 점, 장점, 긍정적인 측면들을 찾아 의견을 제시한다. 이때 해당하는 장점을 더욱 살릴 수 있는 보완점도 함께 생각하도록 한다. 의견을 제시할 때는 이 단계에만 집중하여 단점이나 흥미로운 점이 생각나더라도 흐름이 끊기지 않도록 다음 단계에서 제시하도록 한다.

 

05. M(나쁜 점, 단점, 부정적인 측면)찾기  | 진행대상 :  참여자

Minus 단계이다. 참여자들은 리더에게 전달받은 주제의 나쁜 점, 단점, 부정적인 측면들을 찾아 의견을 제시한다.

 

06. I(흥미로운 점, 독특한 점, 새로운 측면) | 진행대상 :  참여자

Interest 단계이다. 참여자들은 리더에게 전달받은 주제의 흥미로운, 독특한 점, 새로운 측면들을 찾아 의견을 제시한다.

본 단계에 집중하여 의견을 내며 이미 지나간 단계에 대한 의견은 다음에 다시 제시하도록 한다.

 

07. 아이디어 선택 및 실행  | 진행대상 :  리더

각 단계에서 제시하지 못한 의견들은 추가적으로 받으며 마무리한다.

리더와 참여자는 PMI를 통해 제시된 의견을 토대로 주제에 맞춰 평가하여 경쟁력이 있는 의견을 선택하도록 한다.

리더는 선택된 아이디어를 통해 어떻게 프로젝트를 진행할 것인지 프로젝트 방향에 대해 계획을 수립한다.

 

 

PMI 사례

 

기업명 : ㈜비즈폼

• 업  : IT

• 직  : 50인 미만

• 목  : 근무환경 개선

• 기  : 2015.01.27

• 시  : 오후16:00~181:00(2시간)

  : 전사원

  


  안건 및 의제선정

집중근무시간제 실행에 대한 생각

 

  회의장소 및 진행방향결정

회의 장소 : 사내 회의실

진행자 선출 : 김대건 대리

 

  주제에 대한 배경설명

외적인 요인에 의한 업무 분산을 방지하고 근무시간 내에 최대한 집중하여 업무의 효율을 높일 수 있는 환경을 만들기 위해 업무의 몰입도가 좋은 오전 시간대를 집중근무시간제로 지정하여 실시하고자 함

 

  아이디어 수집

주제를 P. M. I 단계를 통해 의견을 제시, 취합 후 최종 방안 도출 (PMI 기법 리스트)

 

 

 

[ 그림2-4-3. PMI 기법 리스트 예시 ]

 

  아이디어 취합 및 정리

최종 결정을 내린 후 대한 구체적인 목표와 방향을 설정 후 완료

 

 


PMI 실행 결과 및 개선점 

 

PMI 회의 방법을 실행 후 전 직원을 대상으로 설문조사 한 결과이다.

 

GOOD 장점

단계에 맞는 의견만 제시하면 되기 때문에 단순하고 쉽게 접근할 수 있다.

장점이나 단점, 흥미로운 점으로 그룹 지어 의견을 정리하기 때문에 한눈에 보이며 의외의 점들을 접할 수 있어서 좋다.

무조건 맞다’, ‘아니다를 떠나 객관적으로 판단할 수 있어서 좋다.

업무 외적으로 회사 문화 개선이나 건의사항들을 검토할 때도 손쉽게 사용될 수 있다.

 

BAD 단점

PMI 회의법에 대해서 크게 불편하거나 문제 시 되는 부분은 없었다.

다만, 제한된 시간 내에 진행하다 보니 한가지의 아이디어에 대해 충분히 의논하기 어렵다.

 

 


PMI 관련 서식

회의계획서

• 회의공지문

회의록

PMI기법리스트

 

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