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회의 잘하는 방법 정확하게 문제를 파악하는 5W2H방법, 5W2H

[요약] 5W2H란 일반적으로 알고 있는 육하원칙 5W1HHow much가 추가된 기법으로 회의 시 놓칠 수 있는 상황을 정확하고 빠짐없이 쉽게 구상할 수 있으므로 기업의 문제 해결이나 개선방안을 찾고자 할 때 많이 사용한다.

 

 

5W2H이란?

 

5W2H란 일반적으로 알고 있는 육하원칙 5W1HHow much가 추가된 기법이다. 5W2H 회의는간과하고 놓칠 수 있는 상황을 정확하고 빠짐없이 쉽게 구상할 수 있으므로 기업의 문제 해결이나 개선방안을 찾고자 할 때, 목표설정, 보고서, 기획서를 작성할 때도 많이 사용하는 기법이다. 이는 업무 전달 시 직원들에게 정확한 내용을 인식시키는 데 도움이 된다.

이 기법에서 Why()가 가장 중요한 요소이다. 현재 대면하고 있는 문제가 어떠한 목적으로 움직이고 있는지, 본래의 목표에서 벗어나지는 않았는지 확인해 볼 수 있다

 

 


[ 그림2-1-1. 5W2H ]

 

 

■ 단계별로 보는 5W2H 진행방법

 

 

 



[ 그림2-1-2. 5W2H 프로세스 ]

 

  

01. 주제 선정 및 진행방향 전달 | 진행대상 :  리더

5W2H 진행 전 모든 참여자에게 주제와 주제에 대한 배경설명, 회의 진행방법, 진행자, 회의 장소와 시간에 대해 간략하게 공유하도록 한다. 이는 회의의 목적에 대한 이해도를 높여 적극적인 참여자의 참여를 끌어낼 수 있으며 효율적인 진행을 하는 데 도움이 된다. 주제에 따라 사전 조사가 필요한 경우 회의 진행 전 참여자들에게 전달한다.

 

02. 5W2H 실행  | 진행대상 : 진행자 & 참여자

참여자들은 리더에게 전달받은 주제를 5W2H에 적용하여 의견을 수집한다. 각 단계에 맞춰 최대한 많은 방향의 의견을 제시하고 가장 실현성이 높은 의견들을 최종 취합하도록 한다. 의견을 발언 시 이에 적절한 근거를 함께 제시하도록 하며 타인의 의견에 반대의견을 제시할 경우 또한, 합당한 근거를 제시하도록 한다.

 

  

[ 그림2-1-3. 5W2H 페이퍼 ]

 

① 목적

5W2H의 안건을 작성한다.

5W2H

What, Why, Who, Where, When, How, How much 단계에 맞춰 의견을 작성한다.

③ 의견

5W2H를 통한 의견을 작성한다.

④ 결론

의견들을 통합하여 평가 후 최종 결론을 작성한다.

 

 

 

[ 5W2H 7단계 ]

  WHAT 무엇을

목적과 대상, 성과물을 나타낸다. 사업의 시작 단계에서 사용 시 어떠한 제품을 판매할 것인지에 대한 내용으로 업계 시장 조사와 점포의 위치, 소비자 성향 등을 생각하도록 한다.

질문) 어떤 대상인가요? 무엇에 사용됩니까? 어떤 기능이 있습니까?

 

  WHY , 무엇을 위해, 동기

의도와 원인분석을 나타낸다. 사업과 프로젝트 시작 단계 시 고객의 사용 동기를 파악하는 단계이다.

질문) 목적은 무엇입니까? 원인과 이유는 무엇입니까?

 

  WHO 누가

주최자, 실행자, 대상자와 같이 사람을 나타낸다. 사업과 프로젝트의 주 대상을 누구로 할 것인가에 따라 방향이 달라지며 제품에 대한 대상의 동기를 파악하여 구체적인 계획을 수립하도록 한다.

질문) `누구를 위한 것입니까?` `누가 실행합니까?` `누가 누구에게 실행하는 것입니까?` `어떤 사람입니까?`

 

  WHERE 어디서

장소와 공간을 나타낸다. 상품과 대상에 따라 영향을 받을 수 있으며 오프라인의 경우 주 대상의 성별, 유입경로, 유동성과 유통경로에 적합한 곳을 선정하도록 한다.

질문) `장소는 어디입니까?` >>>크기와 배치는 어떻습니까?

 

  WHEN 언제

시간과 타이밍을 나타낸다. 대상자의 이동시간, 유입시간에 따라 조정이 이루어져야 한다.

질문) `어느 정도의 시간이 걸립니까?` `어느 시기가 적절합니까?`

 

  HOW 어떻게

수단과 방법은 상품의 품질과 가격을 결정에 중요한 요소 중 하나로 대상과 장소, 제품을 고려하여 설정하는 것이 좋으며 이때 창의적인 아이디어를 접목해 보는 것도 좋다.

질문) `어떻게 할 것입니까?` `어떤 수단을 이용합니까?`

 

  HOW MUCH 얼마나

예산을 나타내는 단계로 위의 6단계의 요소들을 검토하여 최종적으로 설정되며 예산에는 인력, 시간, 시설자원 등의 요소도 포함된다.

질문) `지출은 얼마입니까?` `수입은 얼마입니까?` `수익대비 지출의 현황은 어떻게 됩니까?`

 

 

03. 의견 선택 실행  | 진행대상 : 리더

회의를 통해 도출된 의견들이 정리되면 실행 가능성을 검토 후 최종 의견을 선택하도록 한다. 선택된 의견을 기반으로 프로젝트의 계획을 수립 후 실행한다.

 

■ 5W2H 사례

 

 ───────────────────────────────────────────

기업명 : ()비즈폼

• 업  : IT

• 직  : 50인 미만

• 목  : 근무환경 개선

• 기  : 2015.09.27

• 시  : 오후 16:00 ~ 18:00(2시간)

  : 전사원

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   안건 및 의제선정

쇼핑몰 창업을 준비하는 초보 창업자들을 위한 강연/세미나 개최 방향 설정

 

  회의장소, 진행방향결정

회의 장소 : 사내 회의실

진행자 선출 : 김곽성 부장

 

  주제에 대한 배경설명

취업난과 온라인 쇼핑몰 창업이 인기 업종이 됨에 따라 창업을 준비하는 초보 창업자의 수가 증가하고 있음. 하지만 철저한 계획 수립 부족, 운영의 미숙함, 치열한 경쟁시장 등으로 폐점하는 쇼핑몰 또한 증가. 성공적인 창업을 위해 창업 시작 전 준비사항과 브랜드를 구축하고 운영하는 노하우에 대한 강연, 세미나를 개최하고자 함.

 

  아이디어 수집

주제를 5W2H단계를 통해 의견을 제시, 취합 후 최종 방안 도출 (5W2H 페이퍼)

 

 

 

[ 그림2-1-4 5W2H 페이퍼 예시 ]

 

 

  아이디어 취합 및 정리

최종 결정을 내린 후 대한 구체적인 목표와 방향을 설정 후 완료

 

 

 

5W2H 실행 결과 및 개선점 

 

5W2H 회의 방법을 실행 후 전 직원을 대상으로 설문조사 한 결과이다.

 

GOOD 장점

일반적인 육하원칙과 크게 다르지 않아 손쉽다.

구체적인 목표를 확립하는 데 꼭 필요한 방법이다.

제품을 홍보하는 과정에서도 사용될 수 있는 방법이다.

 

BAD 단점

새로운 아이디어를 도출하는 과정보다는 목표를 계획하는 단계에 적절하다.

Idea에 해당하는 부분도 구체적으로 제시해 줄 수 있다면 좋지 않을까?

 

실행 결과에 대한 비즈폼 제안

목표설정에서는 아이디어보다는 정확한 목표를 수립하는 과정이 중요하다. 구체화한 목표 수립 단계를 거친 후 브레인스토밍과 같은 아이디어회의를 통해 What, Where, How 단계에 경쟁력을 높여 보기 바란다.

 

 

  

PMI 관련 서식

회의계획서

• 회의공지문

회의록

5W2H 페이퍼

 

 

 

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