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인사 [입사] 입사당일

01 빠른 적응을 도와주는 신입사원 온보딩

직원모집 및 채용 종료 후 온보딩을 통하여 회사의 다양한 정보를 제공하고, 기존 직원들과 어울릴 수 있도록 도와주는 노력이 필요합니다.

온보딩이란?
ㆍ 낯설고 새로운 분위기의 적응이 힘든 신입사원이 빠르고 초기에 순조롭게 적응할 수 있도록 도와주는 프로세스입니다.
ㆍ 온보딩은 신입사원의 적응 단계에서부터 근속률 개선과 직무만족도 개선 등 신입사원의 태도와 행동을 변화시킬 수 있습니다.
ㆍ 먼저, 상하간에 자유로운 개방된 의사소통을 통해 신뢰의 구축이 필요합니다.
ㆍ 입사당일에 전 직원이 모일 수 있는 월례조회 또는 부서별 조회시간을 활용하여 본인에 대한 간략한 자기소개를 진행하는 것도 좋습니다.

02 신입사원 수습 근로계약서


ㆍ 채용효력이 발생하기 위해서는 (수습)근로계약서를 반드시 작성하여야 합니다.


ㆍ 표준 근로계약서 작성은 법으로 허용하는 범위 내에서 기업 실정에 맞게 체결합니다.


ㆍ 근로계약 작성에는 특별한 방식이 존재하진 않으며, 구두계약으로도 가능합니다. 그러나 향후 분쟁 방지를 위해 서면으로 작성하는 것이 좋습니다.


ㆍ 실질적으로 입사 이후에 근로계약서를 작성하기 때문에 입사일과 근로계약서 작성일은 차이가 있을 수 있지만 근로계약서에 작성된 입사일의 기준은 실제 입사하여 근로를 제공한 날을 의미하므로 그대로 명기합니다.


ㆍ 사전에 채용 시 제출된 서류에 누락한 서류가 있다면 확인 후 보완하여 입사 일주일 이내 제출 할 수 있도록 준비합니다. (이력서, 인사기록카드, 졸업증명서, 성적증명서, 급여통장사본, 자격증사본, 원천징수영수증)


ㆍ 근로계약 체결 시 근로조건 (임금, 근로시간, 주휴일, 연차, 복무규율 항목 등)도 반드시 서면 명기하고 근로자에게 교부하여야 합니다.

 

노무사 팁
수습기간이 설정된 근로계약의 경우
① 해고예고의 제한을 받지 않게 됩니다.(근로기준법 제35조)
② 임금지급에 있어서도 최저임금의 90%까지 감액지급이 가능하게 됩니다.(최저임금법 제5조)
③ 다만 2012년 7월 1일부터 1년 미만의 기간을 정하여 근로계약을 체결한 수습근로자에게는 90%감액지급이 적용되지 않음을 유의하시기 바랍니다.

 


03 신입사원 입사 시 준수해야 할 개인정보 보호법


ㆍ 근로계약 체결 및 이행을 위한 신입사원 입사 시 근로계약, 인사정보 및 급여지급 등을 위해 직원의 정보를 수집하게 됩니다.


ㆍ 근로계약 체결 및 이행을 위한 필수적 정보는 근로자의 동의 없이 수집가능 합니다.


근로계약 체결 및 이행정보 예시
인사정보관리, 인력배치 및 이동, 인사평가 및 발령, 보수, 후생복지, 교육훈련, 입금대장, 근로자명부, 연봉계약, 근로계약서 업무의 특성상 반드시 필요한 개인정보 및 제3자 제공 및 공개는 사내규정에 의거 동의/확보하도록 하고 개인정보수집 활용 동의서 등을 추가로 작성하도록 합니다.
(출처 : 개인정보보호가이드라인- 인사노무편 행정안전부, 고용노동부 (2012))


 Q. 인사, 급여 등을 위해 재직 중인 직원의 개인 정보를 수집하고 이용하는 경우 동의를 받아야 하나요?
  A. 동의 없이 수집하고 이용할 수 있습니다. 그러나 건강, 범죄경력 등 민감정보를 수집하여 이용할 때에는 별도 동의를 받아야 합니다.


Q. 직원의 주민등록번호를 수집하고 이용할 경우, 별도의 동의를 받아야 되나요?
 A. 임금지급 업무 관련 법령에 규정이 있는 경우, 별도 동의 없이 수집하고 이용할 수 있습니다. 법적 근거가 없는 경우에는 별도의 동의를 받아야 합니다.

※ 관련법률 : 근로기준법 제 48조 (임금대장) 및 동법 시행령 제27조 (임금대장의 기재사항)개인정보 보호법 제24조(고유식별정보의 처리 제한) 제1항, 위반 시 5년이하 징역 또는 5천만원이하 벌금

04 정보보안 및 출입관리 지원


ㆍ 입사 후 5일 이내에 인사부에서는 입사처리확인서를 통해 최종 점검합니다.
ㆍ 대부분의 회사에서는 회사에 대한 정보가 외부로 유출되지 않기 위해 정보보안각서 또는 겸업금지 서약서, 보안서약서(임금, 영업비밀) 등을 작성합니다.
ㆍ 출입자 관리통제를 위한 보안(출입카드, 지문등록) 및 그룹웨어 또는 인트라넷/메일/메신저 등 신입사원에게 필요한 계정발급(사번등록)이 함께 이뤄질 수 있도록 지원합니다.
ㆍ 업종별로 다르게 작성될 수 있지만 건설업의 경우 안전수칙 준수서를 작성 하는 곳도 있습니다.

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