[요 약] 현황보고서는 문제점을 노출시켜 미연에 방지하고 사전에 대처방안을 마련해두기 위한 것이다. 효과적인 현황보고서가 되기 위해서는 이용목적에 맞아야 하고, 보고받는 사람이 즉시 활용할 수 있어야 한다. 또한 보고시기가 합리적이어야 하며, 내용이 간결하고 이해하기 쉬워야 한다. 아울러 편견과 독단이 배제되어야 한다.

 

 ■ 현황보고는 왜 필요한가. 

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업무를 할 때 혼자서 모든 부분을 다 점검하기는 어렵다. 또한 업무 내외적인 변수가 있을 수 있으므로 항상 상사 등 업무담당자와의 커뮤니케이션을 통해 문제점을 미연에 방지하도록 해야 한다. 이처럼 문제점을 노출시켜 미연에 방지하고 사전에 대처방안을 마련해 두기 위해 작성하는 것이 ‘현황보고서’인데, 이 같은 현황보고서는 다음과 같은 장점이 있다.

 

 

 

1-1 현황보고서의 필요성

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∙ 업무를 하면서 발견된 문제점에 대해 대처방안을 강구하여 시정할 수 있게 한다.
∙ 보다 효율적인 업무수행 방안을 강구하여 시간·노력·비용을 절감시키고 무리한 업무는 축소할 수 있도록 도와준다. 즉, 현황보고를 통해 업무를 합리적으로 수행할 수 있다.
∙ 업무처리상의 문제점을 발견하고 시정할 수 있는 계기를 제공하여 그에 따라 합리적으로 관리할 수 있게 한다.

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일반적으로 계획을 세울 때는 상사 등 업무관련자와 충분한 커뮤니케이션이 이루어지지만 실제 업무에 들어가면 그렇지 못한 경우가 많다. 따라서 현황보고를 통해 활발한 커뮤니케이션이 이루어지도록 해야 한다. 물론 업무를 진행하기도 바쁜데, 보고까지 하는 것이 쉬운 일만은 아니다. 현황보고가 제대로 이루어지지 않을 경우에 어떠한 문제가 발생할 수 있는지 알아보자.

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가. 작은 문제가 더 큰 문제로 이어질 수 있다.
고지식

“신제품에 결함이 있다는 소비자의 전화를 받은 후 보고를 하지 않았습니다. 제품을 개발한 저를 무능하다고 생각할 것 같아서요. 며칠 후에 제품 불매운동이 시작되었죠. 제가 진작 팀장에게 보고했다면 문제를 해결할 수 있었을텐데….”

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나.  커뮤니케이션이 이루어지지 않는다.
안보고

“저는 다른 부서에서 목표판매액이 나오면 그걸 분석하여 회사 전체의 목표판매액을 결정합니다. 그런데 다른 부서에서 일을 제때 넘겨주지 않으니까 제 일이 매번 늦어져요. 그런 상황을 보고하지 않았더니, 글쎄 제가 열심히 하지 않아서 지연되는 줄 알더라고요.”

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다. 업무처리상의 문제점을 발견하지 못한다.
임대로

“한국아트대상 시상식 참석 희망자가 예상인원보다 30명이 많았습니다. 제가 임의대로 30명에게 초대장 발송을 취소하고 문제가 없다고 보고했죠. 그런데 행사 중에 초대받지 못한 사람들이 몰려왔습니다. 중간보고를 제대로 했다면 이런 문제가 발생하지 않았을텐데….”

 

 ■ 효과적인 현황보고서를 작성하는 노하우 

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현황보고서는 상사의 이해와 지지를 끌어낼 수 있으며, 상사로부터의 이해와 지지는 곧 업무를 추진하는 원동력이 된다. 그렇다면 효과적인 현황보고서란 어떤 것일까? 우선 이용목적에 맞아야 하고(필요성), 보고받는 사람이 즉시 활용할 수 있어야 하며(유효성), 보고시기가 합리적이어야 한다(적시성). 그리고 내용이 간결하고 이해하기 쉬워야 하며(간결성), 편견과 독단이 배제되어야 한다(공정성).

 

 

1-2. 효과적인 현황보고서의 조건

 

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아래의 표는 이일로 대리가 작성한 중간보고서인데 위에서 설명한 효과적인 현황보고서의 조건에 비추어 볼 때 어떠한 점을 보완해야 하는지 살펴보자.

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1-3. 업무중간보고서 잘 못된 예시

 

 

먼저 설명이 너무 장황하다. 그리고 성과만을 중점적으로 보고하고 있고 결론에는 장밋빛 예측만 있다. 또한 별첨문서로는 실제로 업무가 진행되는 상황을 파악하기에는 부족해 보이며, 전체적으로 현황파악이나 의사결정에 도움되는 내용이 부족하다. 효과적인 현황보고서를 작성하려면 다음 표와 같이 이 대리가 작성한 현황보고서의 문제점들을 보완하면 된다. 즉, 장황한 설명을 간결하게 정리하고, 성과만을 보고한 부분들은 계획 대비 진행현황을 공정한 입장에서 기술하며, 예측으로 정리된 결론부분은 추진상의 어려움이나 의사결정이 필요한 내용을 기재하면 된다.

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1-4. 보고서의 문제점과 개선 포인트

 

아래의 표는 이 대리와 같은 팀의 나프로 대리가 작성한 ‘판촉행사에 관한 현황보고서’로서 매우 모범적인 보고서라고 할 수 있는데, 이를 참고하여 앞서 이일로 대리가 작성한 현황보고서를 수정해보자.

 

 

 

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1-5. 나프로 대리가 작성한 판촉행사에 관한 현황보고서

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1-6. 이일로 대리가 다시 작성한 현황보고서

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처음에 작성한 보고서보다 훨씬 간단명료하고, 업무의 진행상황을 파악하기도 수월해 보인다. 다만 보고서 맨하단에 추가 의사결정 사항이 없는 것으로 기재되어 있는데, 이같이 의사결정 사항이 없을 경우에도 ‘없다’라고 반드시 적어야 한다. 적어 놓지 않으면 문제가 있는데 기재하지 않은 것인지, 문제가 없는 것인지 보고받는 사람이 판단할 수 없기 때문이다.

 

 ■ <포인트 체크> 

1. 현황보고는 수립된 계획에 따라 활동한 상황을 정보로 제공하여 의사결정을 위한 상황을 파악할 수 있도록 돕는다.
2. 현황보고서는 문제점을 노출시켜 미연에 방지하고 사전에 대처방안을 마련해두기 위한 것이다.
3. 보고서는 보고를 위한 보고가 되지 않도록 항상 보고받는 사람의 입장에서 작성해야 한다.
4. 효과적인 현황보고서가 되기 위해서는 이용목적에 맞아야 하고, 보고받는 사람이 즉시 활용할 수 있어야 한다. 또한 보고시기가 합리적이어야 하며, 내용이 간결하고 이해하기 쉬워야 한다. 아울러 편견과 독단이 배제되어야 한다.
5. 추진상의 어려움과 의사결정이 필요한 사항을 반드시 기재하고 특기사항이 없을 경우 현황보고서에 ‘문제없음’이라고 명시해야 한다. 

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