01 빠른 적응을 도와주는 신입사원 온보딩

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​직원모집 및 채용 종료 후 온보딩을 통하여 회사의 다양한 정보를 제공하고, 기존 직원들과 어울릴 수 있도록 도와주는 노력이 필요합니다.
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온보딩이란?
ㆍ 낯설고 새로운 분위기의 적응이 힘든 신입사원이 빠르고 초기에 순조롭게 적응할 수 있도록 도와주는 프로세스입니다.
ㆍ 온보딩은 신입사원의 적응 단계에서부터 근속률 개선과 직무만족도 개선 등 신입사원의 태도와 행동을 변화시킬 수 있습니다.
ㆍ 먼저, 상하간에 자유로운 개방된 의사소통을 통해 신뢰의 구축이 필요합니다.
ㆍ 입사당일에 전 직원이 모일 수 있는 월례조회 또는 부서별 조회시간을 활용하여 본인에 대한 간략한 자기소개를 진행하는 것도 좋습니다.

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02 신입사원 수습 근로계약서

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ㆍ 채용효력이 발생하기 위해서는 (수습)근로계약서를 반드시 작성하여야 합니다.

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ㆍ 표준 근로계약서 작성은 법으로 허용하는 범위 내에서 기업 실정에 맞게 체결합니다.

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ㆍ 근로계약 작성에는 특별한 방식이 존재하진 않으며, 구두계약으로도 가능합니다. 그러나 향후 분쟁 방지를 위해 서면으로 작성하는 것이 좋습니다.

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ㆍ 실질적으로 입사 이후에 근로계약서를 작성하기 때문에 입사일과 근로계약서 작성일은 차이가 있을 수 있지만 근로계약서에 작성된 입사일의 기준은 실제 입사하여 근로를 제공한 날을 의미하므로 그대로 명기합니다.

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ㆍ 사전에 채용 시 제출된 서류에 누락한 서류가 있다면 확인 후 보완하여 입사 일주일 이내 제출 할 수 있도록 준비합니다. (이력서, 인사기록카드, 졸업증명서, 성적증명서, 급여통장사본, 자격증사본, 원천징수영수증)

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ㆍ 근로계약 체결 시 근로조건 (임금, 근로시간, 주휴일, 연차, 복무규율 항목 등)도 반드시 서면 명기하고 근로자에게 교부하여야 합니다.

 

노무사 팁
수습기간이 설정된 근로계약의 경우
① 해고예고의 제한을 받지 않게 됩니다.(근로기준법 제35조)
② 임금지급에 있어서도 최저임금의 90%까지 감액지급이 가능하게 됩니다.(최저임금법 제5조)
③ 다만 2012년 7월 1일부터 1년 미만의 기간을 정하여 근로계약을 체결한 수습근로자에게는 90%감액지급이 적용되지 않음을 유의하시기 바랍니다.

 

03 신입사원 입사 시 준수해야 할 개인정보 보호법

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ㆍ 근로계약 체결 및 이행을 위한 신입사원 입사 시 근로계약, 인사정보 및 급여지급 등을 위해 직원의 정보를 수집하게 됩니다.

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ㆍ 근로계약 체결 및 이행을 위한 필수적 정보는 근로자의 동의 없이 수집가능 합니다.

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근로계약 체결 및 이행정보 예시
인사정보관리, 인력배치 및 이동, 인사평가 및 발령, 보수, 후생복지, 교육훈련, 입금대장, 근로자명부, 연봉계약, 근로계약서 업무의 특성상 반드시 필요한 개인정보 및 제3자 제공 및 공개는 사내규정에 의거 동의/확보하도록 하고 개인정보수집 활용 동의서 등을 추가로 작성하도록 합니다.
(출처 : 개인정보보호가이드라인- 인사노무편 행정안전부, 고용노동부 (2012))

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 Q. 인사, 급여 등을 위해 재직 중인 직원의 개인 정보를 수집하고 이용하는 경우 동의를 받아야 하나요?
  A. 동의 없이 수집하고 이용할 수 있습니다. 그러나 건강, 범죄경력 등 민감정보를 수집하여 이용할 때에는 별도 동의를 받아야 합니다.

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Q. 직원의 주민등록번호를 수집하고 이용할 경우, 별도의 동의를 받아야 되나요?
 A. 임금지급 업무 관련 법령에 규정이 있는 경우, 별도 동의 없이 수집하고 이용할 수 있습니다. 법적 근거가 없는 경우에는 별도의 동의를 받아야 합니다.

​※ 관련법률 : 근로기준법 제 48조 (임금대장) 및 동법 시행령 제27조 (임금대장의 기재사항)개인정보 보호법 제24조(고유식별정보의 처리 제한) 제1항, 위반 시 5년이하 징역 또는 5천만원이하 벌금

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04 정보보안 및 출입관리 지원

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ㆍ 입사 후 5일 이내에 인사부에서는 입사처리확인서를 통해 최종 점검합니다.
ㆍ 대부분의 회사에서는 회사에 대한 정보가 외부로 유출되지 않기 위해 정보보안각서 또는 겸업금지 서약서, 보안서약서(임금, 영업비밀) 등을 작성합니다.
ㆍ 출입자 관리통제를 위한 보안(출입카드, 지문등록) 및 그룹웨어 또는 인트라넷/메일/메신저 등 신입사원에게 필요한 계정발급(사번등록)이 함께 이뤄질 수 있도록 지원합니다.
ㆍ 업종별로 다르게 작성될 수 있지만 건설업의 경우 안전수칙 준수서를 작성 하는 곳도 있습니다.

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