공간이 주는 힘을 아시나요? 같은 공간을 어떻게 활용하느냐에 따라 사람이 공간에 대해 가지는 생각을 바꿀 수 있습니다. 

흔히 사무실 책상 배치만 봐도 그 회사의 분위기를 알 수 있다고 합니다. 책상 배치를 통해 이 회사가 보수적인 회사인지 자유로운 회사인지를 구분할 수 있는데요. 지금 여러분들의 사무실은 어떠한가요? 칸막이가 쳐진 사무실 혹은 모든 것이 개방된 사무실 등 다양한 사무실의 모습일 것입니다. 그렇다면 이 중에서 일을 잘 할 수 있도록, 업무 효율을 높여주는 사무실은 어떤 사무실인지 이번 매거진을 통해 알아보도록 하겠습니다. 

 

 

강압적이고 억압된 사무실은 최악의 사무실

집에서 보내는 시간보다 회사에서 보내는 시간이 많은 직장인들이 대부분일텐데요. 일반적으로 직장인들이 회사에 대해 가지는 이미지는 마냥 좋지는 않습니다. 매주 일요일 저녁만 되면 다음 날 출근할 생각에 신나는 직장인보다 우울해하고 스레스 받는 직장인이 더 많습니다. 그렇다면 회사에서 어떻게 하면 직장인들이 출근하는 게 덜 스트레스 받을 수 있을까요? 바로 일하기 좋은 사무실을 만드는 것입니다. 

 

한 영국 대학교 심리학자는 어떤 사무실에 일하는 것이 효율적이고 편안한지에 대한 연구를 실시하였습니다. 4가지 형태의 사무실을 두고 사무실이라는 공간에 대한 피실험자의 만족도와 생산성에 대해 분석하였는데요. 첫번째 사무실은 책상위에 컴퓨터 외 아무것도 올려두지 않는 깔끔한 사무실, 두번째 사무실은 사무실에 화분이나 액자를 놓는 등 편안한 분위기의 사무실, 세번째는 책상 위에 자신이 원하는대로 자유롭게 원하는대로 물건을 올려놓은 사무실 그리고 마지막 네번째 사무실은 원하는 대로 물건을 배치하게 한 뒤 관리자에 의해 재배치된 사무실이었습니다. 연구 결과 피실험자의 업무 생산성과 만족도는 다음과 같습니다.

 

 

업무 생산성 : 세번째 사무실 > 두번째 사무실 > 첫번째 사무실 = 네번째 사무실

공간 만족도 : 세번째 사무실 > 두번째 사무실 > 첫번째 사무실 >>> 네번째 사무실

피실험자에게 자신만의 업무 공간을 만들 수 있도록 결정권을 주었을 경우 그렇지 않은 경우보다 만족도가 매우 높았으며 생산성 또한 최대 32%가 더 높았습니다. 즉, 강압적이고 억압된 사무실보다는 자율성을 부여하고 편안한 분위기의 사무실이 생산성과 만족도를 높여주고 더욱 효율적인 업무가 가능하도록 한다는 것을 알 수 있습니다.

업무에 집중할 수 있는 사무실 구축

오늘날 사무실은 과거와 달리 개인 업무보다는 협업을 중심으로 하는 업무가 점차 중요해지면서 개방형 사무실(오픈 오피스)을 추구합니다. 수직적인 조직문화가 아닌 수평적 조직문화를 선호하는 기업의 경우 특히나 자유로운 커뮤니케이션이 가능한 사무실의 형태를 선호하는데요. 그렇다고 해서 개방된 사무실이 무조건 좋은 것은 아닙니다. 

취업포털 사이트 커리어에서 실시한 직장 내 사생활 침해에 대한 설문조사에 따르면 직장인의 71%가 회사에서 사생활 침해를 당하고 있다고 응답하였습니다. 퇴근 후 또는 주말 계획에 대해 묻는 질문이 직장인들이 가장 밝히기 싫은 사생활 1위였고, 2위는 다름 아닌 업무 모니터 화면이었습니다. 칸막이나 파티션이 없는 개방형 사무실로 인해 직장인의 책상이나 모니터가 쉽게 보이기 때문인데요. 업무 시간에 업무를 하더라도 다른 사람이 자신이 무슨 일을 하는 것인지 알게 하는 것이 싫은 심리가 작용하는 것입니다. 누구나 쉽게 자신의 모니터를 보고 모든 것이 개방되어 있는 환경은 업무에 집중할 수 없게 만듭니다.

한 방송사의 행복공간이라는 다큐멘터리에서 개방형 사무실이 직원의 집중력에 미치는 영향에 대해 뇌파 분석을 통해 알아보았는데요. 실험 결과 직원의 등 뒤로 지나다니는 사람들, 등 뒤에서 일어나는 대화나 회의 등은 곧바로 직원의 집중력을 떨어뜨렸으며 옆자리에서 자신을 쳐다보는 시선에도 집중력이 하락하였습니다. 하지만 이러한 외부요인이 없어졌음에도 불구하고 다시 집중력이 향상되는 데에는 상당한 시간이 소요하기도 하였는데요. 반대로 칸막이 등 패널을 설치할 경우 외부로부터 받는 영향을 줄어들어 집중력이 20~30%가량 증가하였습니다.

집중력은 업무의 효율과도 직접적인 연관이 있으며, 개인의 업무 집중도 하락은 곧 조직의 업무효율 하락과도 같습니다. 따라서 집중력을 떨어트리는, 업무의 효율을 떨어트리는 외부 요인을 차단하면서도 자유로운 협업이 가능한 사무실을 만드는 것이 필요합니다. 

일 잘하는 사무실 만들기

직장인이 일을 잘 할 수 있고 업무 효율 또한 높일 수 있는 사무실이 어떤 사무실인지 종합하여 말한다면, 직원에게 자율성을 부여하면서도 집중력을 떨어트릴 수 있는 외부 요인을 차단되고 자유로운 커뮤니케이션을 할 수 있는 사무실입니다. 

- 개방형 오피스의 장점인 자유로운 커뮤니케이션

자유로운 커뮤니케이션을 만드는 것은 함께 협업하는 팀원간의 거리를 좁히는 구조를 좁히는 것입니다. 책상을 마주보는 대형식 배치를 하거나 업무의 관련성이 높은 인원으로 열 십자의 구조로 책상을 배치하여 조금만 움직여도 서로의 시선을 맞추고 자유롭게 의견을 나눌 수 있도록 하는 것이 좋습니다.

- 집중력을 떨어트리는 외부요인 차단

직원의 프라이버시를 지켜주면서 등 뒤로 통행하는 사람이 없게 공간을 구분하여 업무에 집중할 수 있도록 환경을 만드는 것이 필요합니다. 너무 높은 칸막이나 패널 설치는 자유로운 커뮤니케이션을 방해하여 협업을 할 수 없도록 만들기 때문에 높지 않은 적당한 높이의 칸막이나 패널을 설치하거나 책장 또는 화분 등을 놓아 최대한 주변 환경으로 인해 업무에 방해받지 않게 적절한 사물을 이용합니다. 

- 편안하고 자유로운 분위기

깨끗하고 잘 정리정돈 된 책상을 가져야지 반드시 업무 효율이 높은 것은 아닙니다. 특히나 창의력을 발휘해야하는 업무의 경우 오히려 무질서 속에서 번뜩이는 아이디어가 나오기도 하기 때문인데요. 집에서 보내는 시간보다 회사에서 보내는 시간이 많은 만큼 자신만의 업무공간인 책상을 꾸며 인 테리어한다는 ‘데스크테리어’족도 최근 크게 늘어나고 있습니다. 수납과 정리 뿐만 아니라 다양한 기능을 가진 오피스 용품을 활용하여 업무 뿐만 아니라 개인의 삶까지 모두 챙겨 만족스러운 직장생활을 즐길 수 있습니다. 

일 잘할 수 있는 사무실은 공간 활용과 책상 배치를 어떻게 하느냐에 따라 달라질 수 있습니다.

 editor_seonghye jeong