직장생활을 하다 보면 어떠한 주제에 대해서 발표를 해야 하는 상황이 생기기 마련입니다. 사내에서 일어나는 업무적인 현황보고발표나 새로운 기획안을 발표하는 경우, 대외적으로 신제품을 소개하거나 사업투자유치, 경쟁PT 등 다양한 형태의 발표를 보실 수 있는데요.

‘어떠한 상황에서의 프레젠테이션인가?’에 따라서 그 방식이 차이가 있겠지만, 기본적으로 발표는 청중들 앞에 서서 자신이 준비한 내용을 말로 이해·설득시키는 것입니다. 그렇다면 발표를 할 때, 더 효과적으로 청중들을 사로잡을 수 있는 방법은 무엇이 있을까요?

1. 발표는 10~15분 내외

발표의 이상적인 시간은 10~15분이 가장 적당합니다. 이보다 시간이 짧으면 전달하고자 하는 내용을 다 전하지 못할 가능성이 커지고 반대로 이 시간을 넘어가게 되는 경우에는 청중들의 집중력이 흐려져 본인은 내용전달을 잘하고 있어도 듣는 사람이 내용을 놓쳐버리는 상황이 발생하게 됩니다. 

대학생때 공모전을 보면 발표시간을 15분내외로 지정을 해주는 경우가 많습니다. 하지만 직장인들에게는 굳이 따로 시간을 언급해주지 않는 경우를 자주 볼 수 있는데 이때도, 발표자가 스스로 적정한 시간안에 내용을 전달할 수 있도록 미리 준비해주는 것이 필요합니다.

2. 오프닝과 클로징은 플러스 알파의 기회

오프닝 멘트에는 경직된 분위기를 살짝 풀어주는 간단한 인사말로 서서히 분위기를 고조시키거나 기존의 상식이나 선입견을 깨버리는 멘트로 한번에 이목을 집중시키는 오프닝이 필요합니다.

메시지를 전달할 때는 핵심내용을 앞에 배치하는 두괄식과 뒷부분에 배치하는 미괄식이 있습니다. 발표에서는 두괄식보다는 미괄식이 더욱 효과적이라고 말할 수 있습니다. 발표를 마무리할 때, 나온 내용들의 요약하며 전달하고자 하는 핵심 메시지를 통해 결론을 내준다면 듣는이에게 당신의 메시지를 더욱 확실히 새길 수 있습니다.

3. 아는 내용도 일부러 언급해보자

발표는 상대방이 모르는 내용을 설명하여 이해시키거나 생각이나 행동의 변화가 생기게끔 설득하는게 목적입니다. 그렇기 때문에, 상대방이 아는 내용을 굳이 짚을 필요가 없는 것이 대부분입니다. 어찌 보면 시간낭비이기도 하고요. 

하지만, 대화를 할 때 공감대를 형성해 이야기를 하듯이 발표에서도 서로 함께 아는 사실을 나누는 부분을 중간중간 넣어 상대방의 공감을 이끌어 내는 것도 청중을 몰입 시키거나 주의를 환기시키는 굉장히 좋은 방법입니다.

추가적으로 화자와 청자가 동종업계의 전문가가 아니라고 가정했을 때, 가끔은 일정 부분 청자가 알만한 수준의 지식을 의도적으로 전달하여 상대방을 지식을 칭찬하면서 살짝 치켜 올리는 방식으로 청자의 집중도를 높이고 긍정적으로 메시지를 받아들일 수 있게 만들 수도 있습니다.

4. 시선, 목소리, 제스처는 확실하게

발표에서 발표자가 신뢰를 줄 수 있는 방법은 3가지 입니다. 바로 목소리, 시선, 제스처인데요. 이 3가지가 불안하면 청중들도 똑같이 불안감을 느끼게 되며 화자에 대한 신뢰와 집중이 떨어지게 됩니다. 

시선은 청중들의 눈을 빠르지않게 천천히 바라보며 발표 시 많이 긴장하는 경우에는 특정 포인트를 약 3군데 정도 교차로 바라보면 보다 안정적인 발표가 가능합니다.

목소리와 제스처도 보다 크고 뚜렷하게 한다면 같은 내용도 더욱 설득적으로 전달이 가능합니다.

5. PPT와 대본은 거들 뿐

PPT는 자신이 얘기할 내용과 주장을 뒷받침해주는 데이터를 적재적소의 타이밍에 시각적으로 보여주어 이해를 돕는 역할을 합니다. 특히, 자신이 말해야 될 내용을 PPT에 적어 쭉 읽어내려가는 행동은 하지말아야 합니다.

마찬가지로 대본을 읽게 되면 계속해서 시선이 아래로 향하고 청중들과 시선을 마주칠 기회를 잃게 되기 때문에 대본없이 발표하는 습관을 기르는 것이 필요합니다.

6. 연습만이 살길

마지막으로 발표는 연습, 연습 또 연습입니다. 더 많이 외우고 더 많이 움직여야 실제 발표자리에서 자기가 할 말이, 해야 할 행동이 보다 더 자연스럽게 나오기 마련입니다. 

실제로, 타이머를 맞춰 놓고 말하는 속도와 PPT페이지를 넘기는 타이밍, 중간중간 끊어 쉬는 타이밍 마저도 초단위로 철저히 계산해 연습하는 경우가 많고, 자신의 목소리나 제스처를 녹음, 녹화하여 계속 돌려보거나 지인들 앞에서 직접 해보면서 부자연스러운 부분을 고쳐 나가려는 노력이 필요합니다. 실제로 15분 분량의 대본을 자연스럽게 말하도록 외우려면 2~3일 정도 준비하는 것이 바람직합니다.