일상생활을 하다 보면 ‘납기’라는 단어를 흔히 접할 수가 있습니다. 특히 각종 고지서에서 자주 볼 수 있는데요. 일반적으로 납기일을 어길 경우 과태료나 부가세가 부과됩니다. 이처럼 납기는 기본적으로 정해진 날짜를 지켜야 하며, 납기일을 넘길 시 불필요한 비용을 지출하게 되거나 신용도에 부정적인 영향을 미치게 됩니다. 납기는 회사의 생산관리에 있어서도 중요하게 관리되어야 하는 업무 중의 하나인데요. 

 이번 매거진에서는 납기와 납기지연 사과문에 대해 알아보도록 하겠습니다.

 

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⊙ 납기와 납기관리

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 납기란, 물품, 조세, 기타 공과금을 인도 혹은 납부하는 기간을 말합니다. 일반적으로 회사에서 행하는 납기관리란 거래처와 계약한 납기를 지키기 위해 생산을 계획하고 통제하는 것을 일컫습니다.

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⊙ 납기 관리의 중요성

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 생산관리에 있어 ‘납기관리’, ‘품질관리’, ‘원가관리’는 가장 중요한 목표이자 업무입니다. 그 중 ‘납기관리’가 잘 이루어지지 않을 경우 거래처(고객사)와의 신뢰가 깨지고, 문제가 반복될 시 고객사를 잃을 수도 있는데요. 이처럼 아무리 좋은 품질과 저렴한 원가라도 납기관리가 잘 되지 않는다면 품질/원가관리에도 부정적인 연쇄작용을 초래할 수 있기 때문에 생산관리에 있어 납기관리는 특히 더 중요합니다.

 

 

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⊙ 여기서 잠깐! 납기와 공기를 구분하자!

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 납기와 공기를 착각하여 종종 납기에 착오가 생기는 경우가 발생하는데요. 거래처에 대한 제품의 납기기일을 말하는 것이 ‘납기’이며, ‘공기’는 사내의 공정기간을 뜻합니다. 이 두 가지 용어가 구분되지 않았을 경우에는 납기까지 제품을 완성하면 된다고 착각하여 납기지연이라는 상황을 초래할 수 있는데요. 제품이 완성되더라도 납기 전까지 포장, 출하, 시운전, 설치 등의 과정이 남아있으므로 관련 서류 작성 시에는 납기와 공기를 구분하여 사용하는 것이 바람직합니다.

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⊙ 납기지연의 원인

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 앞서 언급한 바와 같이 납기관리가 잘 안 될 경우 납기지연으로 이어지는데요. 납기지연의 원인으로는 여러 가지를 꼽을 수 있지만, 대표적으로 다음과 같은 원인이 있습니다.

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- 필요기간의 절대부족

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 생산에서부터 납기까지의 필요기간에 대한 이해가 부족하거나 영업 정책상 부득이하게 무리하게 납기일을 잡은 납기지연을 초래할 수 있습니다.

 

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- 생산 계획 변경 및 긴급 발주(발주 누락)

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 생산 계획이 중간에 변경되거나 발주가 누락되는 경우 생산 단계에서부터 차질이 빚어지는데요. 그만큼 일정이 딜레이 되기 때문에 납기일에도 지장이 가게 됩니다.

 

- 품질문제의 발생

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 협력업체의 제조공정 중 불량이 발생하거나 자사 수입검사에서 불량이 발견되어 납기지연이 발생할 수 있습니다. 특히 협력업체에 의존도가 높은 경우 이러한 문제 발생 빈도가 잦을 수 있으므로 특히 주의하여 납기관리가 필요합니다.

 

 

 

 

 

 

 

⊙ 납기지연 사과문

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 납기지연 사과문이란? 거래처에 납기하기로 한 물품의 여러 원인으로 인해 지연된 데에 대해 사과하는 내용의 문서입니다. 납기지연 사과문은 수신인, 발신인, 제목, 내용으로 구성되어 있습니다.

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​<비즈폼 납기지연 사과문>

 

 

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⊙ 납기지연 사과문 작성요령

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- 문제시된 것에 대한 전반적인 이해를 바탕으로 작성한다.

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 사과문에는 납기지연이 일어난 이유에 대한 내용이 들어가게 됩니다. 지연이 일어나게 된 원인 작성할 때에는 원인이 빚어진 전반적인 상황 등에 대한 이해를 바탕으로 정리하여 작성해야 합니다.

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-  필히 변상제의를 하도록 합니다.

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 상대방이 변상 요구를 하지 않더라도 우선적으로 배상하겠다는 제의를 해야 합니다. 이러한 제의는 손해를 입은 상대방의 마음을 풀어주는 데 있어 적극적인 노력으로 비춰지기 때문에 이후 협의 시에 도움이 될 수 있습니다.
 

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- 자기변명이 아닌 객관적으로 기술하여야 합니다.

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 거래처는 변명을 들으려는 것이 아닙니다. 구구절절한 변명식의 사과문은 잘못을 회피하려 든다는 인상을 받게 될 수도 있기 때문입니다. 문제시된 것에 경위를 간단하고도 분명하게 밝힌 후 과오를 솔직히 인정하고 성의있게 대응해야 합니다. 그리고 다시는 이런 일이 발생하지 않을 것을 약속해야 합니다.

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