회사에서 업무를 진행하고 일이 익숙해질 때 의문이 드는 상황을 많이 경험하실 수 있습니다. “업무의 진행 과정이 비효율적이다.” 물론 시대와 기업문화가 바뀌며 비효율적인 업무에 대한 개선점을 자유롭게 이야기하는 문화도 생기고 있는 추세입니다. 그럼에도 불구하고 한국의 사내문화에서는 상급자에게 선뜻 업무개선에 대한 언급을 하지 못하는 게 일반적입니다. 

합당한 근거를 바탕으로 업무개선 계획에 대한 내용이 담긴 ‘업무개선제안서’를 작성하면 상급자도 바뀌고자 하는 제안의 타당성을 보다 진중하게 살펴보지 않을까요? 

비효율적인 업무가 되는 이유

 직장생활에서 업무를 진행하며 한 번씩은 업무나 환경이 비효율적이라는 생각이 드는 경험을 한 적이 있을 것입니다. 업무 중 착오로 일을 두 번 하거나, 진행하고 있는 업무에 대한 가이드라인이 없어 결재도 받지 못한 경우, 에어컨을 틀지 않아 밖보다 사무실 내부가 더울 때 등 업무와 환경에 대한 개선점이 필요한 상황이 많습니다.

개선에 대한 의견

 그러나 개선점이 필요한 상황을 자연스레 언급하거나 개선점을 요구하는 행위에 대한 시선은 좋은 편이 아닙니다. 기업문화에서 하급자가 의견을 강하게 나타내는 경우가 많지 않고 업무의 효율을 높이기 위해서 요구하는 것이 아닌 불평불만이 많고 본인의 일을 줄여 하려는 의도로 와전되어 받아들이기도 합니다. 

 물론 개선점을 받아들이고 의견을 반영하는 문화가 점차 자리잡고 있는 추세이고 회사별로 불필요한 업무에 대한 조사를 먼저 진행하기도 합니다. 

<비즈폼_업무개선현황표>

업무개선에 대한 필요성

 근로자뿐만 아니라 고용주 또한 업무개선에 대한 필요성을 느껴야 합니다. 업무의 효율성이 높아짐에 따라 근로자는 업무에 대한 편의성이 생기고 불필요한 업무를 하지 않기 때문에 그 시간을 이용하여 또 다른 업무를 진행할 수 있습니다. 

 업무개선 후에는 곧 매출에 대한 직접적인 성과가 일어나고 회사입장에서도 금전을 투자하지 않고 업무개선만으로도 이익을 얻을 수 있어 서로에게 도움이 되는 방안이 될 수 있습니다.

어떻게?

 가장 좋은 상황은 회사에서 먼저 근로자에게 근무행태나 업무에 대한 개선점을 묻는 것입니다. 근로자는 업무개선에 대한 보고서나 제안서를 작성하여 제출하고 합당한 근거나 타당성을 따져 업무에 대한 개선을 진행합니다. 

 추후 개선에 따른 효과를 확인하고 어떠한 변화가 생기고 달라졌는지에 대한 분석이 필요합니다. 

업무개선제안서란

 업무개선제안서란 개선이 필요한 업무에 대하여 제안을 하는 문서로 상급자에게 제출하여 결재받는 문서를 말합니다. 제안서에는 제안하게 된 개요, 현재상황, 문제점, 개선 전과 후의 비교, 상급자의 의견, 효과 등을 작성하게 됩니다. 업무개선에는 합당한 근거가 필요하며 받아들일 수 있는 범위 내에 있는 제안이어야 합니다.