회의록을 작성하는 이유

직장생활에는 언제나 수많은 회의가 뒤따릅니다. 기업은 회의를 통해서 조직원들이 아이디어를 표출하게 하고 서로의 의견을 교환, 커뮤니케이션 할 기회를 만들며 그 자리에서 향후 나아갈 방향과 일정 그에 따른 세부계획을 세워 나갈 수 있도록 만들어야 합니다.

하지만 인간의 기억력은 한정적이라 회의시간에 나온 내용을 모두 기억해 낼 수 없습니다. 회의에서 나왔던 아이디어나 결정사항들이 빠르게, 심지어는 회의장을 벗어나는 순간 상당 부분 잊혀지기도 합니다.

이렇듯, 회의록의 가장 중요한 기능은 그 회의에서 나왔던 내용들에 대한 기록을 통해서 후에 내용이 누락되는 상황을 방지하고 결정된 사항들을 눈으로 다시 한번 더 확인할 수 있다는 것입니다.

또한 회의록은 회의에 참석하지 못한 이들이나 직접적으로 연관되지는 않지만 협력관계에 있는 부서들 간에도 소통을 위한 중요한 자료가 되거나 의견이나 결정에 대한 책임소재도 파악할 수 있게 됩니다.

회의록을 작성하는 방법

회의록의 양식은 해당되는 상황에 가장 알맞은 양식을 사용하시면 됩니다. 작성자 또한 가장 꼼꼼하게 잘 기록할 수 있는 사람이면 누구나 가능합니다.

다만, 다양한 의견이 오가는 만큼 그 내용들을 캐치할 수 있는 집중력과 순발력, 그리고 그 내용들을 단순히 속기하는 것 보다는 핵심내용들을 요약해 그 자리에 없던 이들도 쉽게 이해가 되도록 작성하는 것이 중요합니다.

회의록을 작성할 때는 다음 사항들에 대하여 기록합니다.

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회의명
일시 및 장소
주관기관 및 주관자
참석자
회의진행순서
회의주제
회의내용
결정사항

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회의록을 기록할 때, 회의 중 발언한 의견의 내용이나 후에 해야할 역할 등에 대해서 참석자별로 구분하여 적어 후에 책임소재에 대하여 불분명이 없도록 해야합니다.

회의록은 되도록 회의시간 내에 작성하는 것이 중요하며 작성된 직후 회의 참석자들과 함께 공유공유 배포하는 것이 좋습니다. 회의가 끝나고 일어나기 전에 다같이 확인한다면 그 즉시 누락되거나 오기된 내용을 수정할 수 있기 때문입니다.

그리고 서로의 의견에 대한 반론이나 제시되었던 의견들 중 채택되지 못했던 사항들도 따로 적어 놓는다면 큰 도움이 될 것입니다.