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문서작성가이드 공문 공문의 개요 및 종류

2. 공문

1) 공문서의 개요 및 종류
공문서

행정기관 내부 또는 상호간이나 대외적으로 공무상 작성 또는 시행되는 문서 및 행정기관이 접수한 모든 문서(도면, 사진, 디스크, 슬라이드등도 포함)


공문서의 특징

목적과 필요성의 명확함, 사적 의견 배제, 공적인 의견표시, 문서규격과 양식, 체제의 표준화


공문서의 성립

 *공무원이 작성한 것이어야 한다. 

 

 *공문서는 정당한 권한이 있는 자가 작성한 것이어야 한다.

 

 *최종 결재권자의 결재가 있어야 한다.

 

 *공문서는 직무 범위내에서 공무상 작성한 것이어야 한다.


공문서의 성립 및 효력 발생 시기

 

공문서의 성립 시기 다른 법령에 특별한 규정이 없는 한 당해 문서의 결재 후 성립 

 

 공문서의 효력 발생 시기 다른 법령에 특별한 규정이 없는 한 수신자에게 도달됨으로써 효력이 발생 (=도달주의) 단, 공고문서의 경우 다른 법령 및 공고 문서에 특별한 규정이 없는 한 그 고시 또는 공고가 있은 후 5일이 경과한 날부터 효력 발생


공문서의 종류

 

 법규문서

가. 헌법, 법률, 대통령령, 총리령, 부령, 조례 및 규칙 등에 관한 문서.
나. 조문형식(법률 작성시 사용되는 조항을 담은 형식)으로 작성. 누년 일련번호
다. 공고 후 20일이 경과한 날부터 효력발생 

 

 지시문서 일정 사항을 하급기관이나 소속공무원에게 지시하는 문서.

 

가. 훈령 : 상급기관이 하급기관에 대하여 지시하는 명령. 조문형식 or 시행문 형식.
나. 지시 : 상급기관이 직권 또는 하급기관의 문의에 의하여 개별적, 구체적 지시를 시행문형식으로 작성한 문서. 연도별일련번호
다. 예규 : 행정 사무의 처리 기준을 정하기 위해 조문형식 또는 시행문 형식으로 작성한 문서.

누년일련번호
라. 일일명령 : 일일업무에 관한 명령으로 시행문 형식 또는 회보형식으로 작성한 문서. 연도별일련번호

 

공고문서 행정기관이 일정한 사항을 일반에게 고시, 공고하기로 작성한 문서.

 

가. 고시 : 법령 규정에 따라 일정 사항을 일반에게 알리는 문서.
나. 공고 : 일정사항을 일바나에게 알리는 문서.

 

비치문서 일정한 사항을 기록하여 비치하면서 업무에 활용하는 비치대장, 비치카드 등의 문서. 

 

일반문서

가. 회보 : 행정 기관장이 소속 공무원 또는 하급 기관에 업무 연락. 홍보 등 일정 사항을 알리기 위해 작성하는 문서.
나. 보고서 : 특정 사안에 대한 현황, 연구.검토 결과를 보고 또는 건의 할 때 작성하는 기안문 형식의 문서.


문서작성의 요건

정확성, 신속성, 경제성, 용이성 


2) 공문서의 구성
두문

발신기관명 - 우편번호, 주소, 전화번호/모사전송번호, 문서 번호, 시행일자, 보존기간, 수신란(경유, 수신, 참조)


본문

제목, 내용, 첨부


결문

발신명의, 수신처


발신기관명

문서를 발신하는 행정기관의 명칭을 최소 60mm ∼ 80mm로 정중앙에 입력


우편번호 및 주소

주소의 길이가 길때는 도, 시, 군, 면, 리는 생략가능.


문서번호

 기관기호 문서 작성 기관명의 약호로 된 두 글자, 숫자인 경우 한글 표기 

 

 분류번호

가. 1차 분류번호 : 앞의 두자리
나. 2차 분류번호 : 셋째 자리
다. 3차 분류번호 : 넷째 자리
라. 4차 분류번호 : 다섯째 자리

 

예) 사자 12345-96 사자:사무자동화
이오 12345-96 이오:감사원2국5과  
 
공문서 보존기간

영구, 준영구, 10년, 5년, 3년, 1년


수신란

1) 경유 : 경유가 없으면 발송은 경유에 기재된 기관으로 함.
2) 수신 : 수신처가 둘 이상이면 수신란에 '수신처 참조'라고 기재하고, 결문의 '수신처'란에 수신처를 기재함.
3) 참조 : 문서를 직접 처리할 주무 부서장을 찍는다.


발신명의

최대 문자의 길이는 80mm ∼ 120mm이내 


3) 공문서 규격


용지의 크기

A4(210mm * 297mm)


용지의 지질 및 중량

 

 10년 이하 보존 문서 신문용지-54g/㎡ (시행문, 회보) 

 10년 이상 보존 문서 인쇄용지(2급)-60g/㎡ (기안문) 

 영구보존 문서 인쇄용지(특급)-70g/㎡ 


용지의 색깔

특별한 경우를 제외하고는 백색, 글씨 색깔은 흑색, 청색


여백

상여백 30mm, 하여백 15 mm, 왼쪽여백 20mm, 오른쪽여백 15mm.


용어표기

가로쓰기, 표준말 한글 사용, 숫자 표기시 아라비아 숫자 사용.


날짜표기

숫자 표기, 연,월,일 글자 생략. 예) 1996. 6. 25.


시각표기

24시각제로 표기. 시,분 생략 예) 14:30


금액표기

아라비아 숫자로 표기 예) 금18,980(금일만팔천구백팔십원)


두 개 이상의 항목 구분 표기

 

 첫째 항목 1, 2, 3,… 

 

 둘째 항목 가, 나, 다, …

 

 셋째 항목 (1), (2), (3),… 

 

 넷째 항목 (가), (나), (다),…

 

 다섯째 항목 1), 2), 3), …

 

 여섯째 항목 가), 나), 다), …


공문서의 수정

 *삭제, 수정할 글자의 중앙에 두 선을 긋고 서명 또는 날인.

 

*중요한 내용의 경우에는 여백에 삭제 또는 수정한 자수를 표시한 후 서명 또는 날인. 

 

*셋시행문의 경우에는 자수 표시 한 후 반드시 관인을 찍음. 


첨부물 표시

본문이 끝난 다음 줄에 표시하고, 두가지 이상일 때에는 항목을 구분하여 표시.


공문서의 면 표시

문서 아래 중앙에 예) 3장 단면과 2장의 첨부물. 3-1, 3-2, 3-3, 1, 2


'끝' 표기

 

 본문이 끝났을 때 한 자 (2칸) 띄우고 '끝' 표기 

 

 우측 한계선에서 끝났을 때 다음 줄 왼쪽 기본선에서 한 자 띄우고 '끝' 표기 

 

 첨부물이 있을 때  서식란 우측 아래에 '끝' 표기 

 

 연명부 기재사항이 중간에서 끝났을 때 다음 줄에 '이하 빈칸'을 표기


'끝' 표기

해당 사안에 대하여 기관의 의사를 결정할 권한이 있는 자가 그 의사를 결정하는 행위

 

 전결 기관의 장으로부터 사전에 결재권을 위임받은 자가 시행하는 결재를 말한다. 

 

 대결 결재권자가 출장, 휴가, 기타의 사유로 상당기간 부재중일 때, 그 직무를 대행 할수 있는 자가 대리로 하는 결재를 말한다.

 

 후결 대결한 문서의 내용이 매우 중요할 때에는 결재란 내 우측 여백에 '후열'표시를 하여 실재권자의 결재를 받는 것을 말한다


 공문양식1  http://www.bizforms.co.kr/form_view/form_25621.asp
 공문양식2  http://www.bizforms.co.kr/form_view/form_5409.asp
 공문예제(시스템개발 참여업체 안내) http://www.bizforms.co.kr/form_view/form_5496.asp

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