먼저 거래명세서의 정확한 의미를 알아보도록 하겠습니다.

● 거래명세서란 무엇인가?

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거래명세서란 거래가 발생된 내역을 인수자와 인도한 자가 확인하고 재화의 수량, 단가, 거래 시기 등이 기록하는 서류입니다. 보통, 다른 업체와 거래를 하게 되면 법률상으로는 세금계산서 또는 계산서나 영수증이 오고가나 일반적인 상거래에 있어서는 서로간의 거래증빙으로 거래명세서가 주로 활용됩니다.

거래명세서는 공급자용과 공급받는자용으로 작성하여 공급자용은 본사가 거래물품의 수령여부를 확인한 후 보관하고 공급받는자용은 상대방에게 교부하여 줍니다.

● 거래명세서는 왜 필요한가?

세금계산서와 같이 법적증빙 이외의 거래명세서 등의 자료는 과세관청과 납세자 사이의 분쟁 시 ′실질과세의 원칙′에 의하여 납세자 측면에서는 일종의 안전장치의 역할을 하게 됩니다.

구체적으로 말씀드리면, 세무서에서 매입거래에 대하여 무자료 가공거래를 적발하기 위해 매입세액 부당공제 혐의가 있다 판단될 경우 소명자료 제출을 요구하게 됩니다. 이 때, 매입행위 자체가 정당하다는 가장 객관적인 자료로 은행송금증(또는 입금표)와 함께 거래명세서를 제출하는 것입니다.

이처럼 거래명세서 또한 사적증빙으로 가치가 있으므로 회사 내부관리 차원에서 별도로 관리하는 것이 유리합니다.

[관련 서식]

거래명세표

거래명세서

거래명세표(한자)