현황보고는 왜 필요한가
업무를 할 때 혼자서 모든 부분을 다 점검하기는 어렵다. 또한 업무 내외적인 변수가 있을 수 있으므로 항상 상사 등 업무담당자와의 커뮤니케이션을 통해 문제점을 미연에 방지하도록 해야 한다. 이처럼 문제점을 노출시켜 미연에 방지하고 사전에 대처방안을 마련해 두기 위해 작성하는 것이 ‘현황보고서’인데, 이같은 현황보고서는 다음과 같은 장점이 있다.
∙업무를 하면서 발견된 문제점에 대해 대처방안을 강구하여 시정할 수 있게 한다.
∙보다 효율적인 업무수행 방안을 강구하여 시간·노력·비용을 절감시키고 무리한 업무는 축소할 수 있도록 도와준다. 즉, 현황보고를 통해 업무를 합리적으로 수행할 수 있다.
∙업무처리상의 문제점을 발견하고 시정할 수 있는 계기를 제공하여 그에 따라 합리적으로 관리할 수 있게 한다.
일반적으로 계획을 세울 때는 상사 등 업무관련자와 충분한 커뮤니케이션이 이루어지지만 실제 업무에 들어가면 그렇지 못한 경우가 많다. 따라서 현황보고를 통해 활발한 커뮤니케이션이 이루어지도록 해야 한다. 물론 업무를 진행하기도 바쁜데, 보고까지 하는 것이 쉬운 일만은 아니다.
현황보고가 제대로 이루어지지 않을 경우에 어떠한 문제가 발생할 수 있는지 알아보자.
∙작은 문제가 더 큰 문제로 이어질 수 있다
고지식 : “신제품에 결함이 있다는 소비자의 전화를 받은 후 보고를 하지 않았습니다. 제품을 개발한 저를 무능하다고 생각할 것 같아서요. 며칠 후에 제품 불매운동이 시작되었죠. 제가 진작 팀장에게 보고했다면 문제를 해결할 수 있었을텐데….”
∙커뮤니케이션이 이루어지지 않는다
안보고 : “저는 다른 부서에서 목표판매액이 나오면 그걸 분석하여 회사 전체의 목표판매액을 결정합니다. 그런데 다른 부서에서 일을 제때 넘겨주지 않으니까 제 일이 매번 늦어져요. 그런 상황을 보고하지 않았더니, 글쎄 제가 열심히 하지 않아서 지연되는 줄 알더라고요.”
∙업무처리상의 문제점을 발견하지 못한다
임대로 : “한국아트대상 시상식 참석 희망자가 예상인원보다 30명이 많았습니다. 제가 임의대로 30명에게 초대장 발송을 취소하고 문제가 없다고 보고했죠. 그런데 행사 중에 초대받지 못한 사람들이 몰려왔습니다. 중간보고를 제대로 했다면 이런 문제가 발생하지 않았을텐데….”
