위험요소 관리는 왜 필요한가
업무효율화 도구 5총사를 활용할 수 있다면 프로젝트 성격의 업무에 대해서 체계적으로 준비해 나갈 수 있을 것이다. 그런데 업무효율화 도구 5총사를 활용하여 체계적으로 계획을 세웠는데 갑작스런 돌발상황이 생긴다면 어떻게 할까? 그때그때 대처하는 방법밖에 없을까? 위험요소를 관리하지 않은 채 업무를 진행할 경우에 어떤 문제가 발생하는지 살펴보자.
∙위험요소 관리 실패사례
실패맨 : “예전에 제가 제품을 수입·판매하는 업무를 할 때의 일이었습니다. 홈쇼핑을 통해서 판매하기로 하고 방송날짜까지 다 잡아놨는데 글쎄 제품이 들어오기로 한 날보다 한 달이 늦어졌지 뭡니까? 주문한 고객들한테 배송약속이 안 지켜져서 선물을 추가로 더 드렸던 적이 있습니다. 지금 생각해도 아찔한 상황이었습니다. 고객들한테 전화 오죠, 회사에서는 패널티 물라고 계속 압력을 가하죠. 아유~”
∙위험요소 관리 성공사례
성공맨 : “제 동료 진지해 씨는 위험요소를 꼼꼼히 관리하더라고요. 교육을 진행하는 것이 저희들 업무인데, 진지해 씨는 교육장소나 강사, 교육인원 등에 있어서 문제가 생기기 전에 미리미리 대책을 다 세워두는 거예요. 저희는 진지해 씨가 쓸데없는 걱정을 한다고들 했었죠. 그런데 막상 문제가 발생했을 때 그 문제를 해결한 사람은 늘 진지해 씨뿐이었어요. 저희는 도움을 받는 쪽이었죠. 결국 진지해 씨는 입사동기 중에서 제일 먼저 대리로 승진했죠.”
결국 위험요소를 미리 염두에 두고 이에 대한 대비책을 검토해 둔다면 급작스럽게 위험이 닥치더라도 별 어려움 없이 해결할 수 있게 된다.
위험요소를 찾아보자
다음 그림을 보면 업무를 완성하는 세 꼭지점에 품질·시간·비용이라고 표시되어 있다. 부분의 업무는 품질·시간·비용의 균형을 이루기 어려운 때가 많다. 좋은 품질을 달성하기 위해서는 더 많은 시간과 비용이 따라야 하고, 시간을 단축시키기 위해서는 더 많은 비용과 낮은 품질에 대한 염려가 따르기도 한다.
일반적으로 이 세 점이 균형점을 찾을 때 가장 성공적인 업무수행이라 할 수 있으며, 위험요소란 이 틀에서 벗어나도록 만드는 요소라고 할 수 있다. 즉, 성공에 방해가 되는 요소를 찾으면 그것이 위험요소가 되는 것이다.
